فهرست مطالب
تمام تیم‌هایی که روی پروژه‌های ریز و درشت فعالیت می‌کنند، بدون استثنا به پشتیبانی و ساختار نیاز دارند. پروژه‌های ویژه به کارکنان فرصت می‌دهد از نقش‌های همیشگی خود خارج شوند و با افراد جدید کار کنند.
اما اگر مدیریت منابع انسانی در یک پروژه به‌خوبی اجرا نشود، پروژه‌های حیاتی با شکست مواجه می‌شوند و نتایج مورد انتظار محقق نخواهد شد.
در واقع مدیریت منابع انسانی پروژه عاملی است که تیم‌ها را به موفقیت می‌رساند و نتایج بهتری رقم می‌زند. چراکه مدیریت خوب تضمین می‌کند تیم‌های پروژه زمان، مهارت، منابع و مسیر مورد نیاز برای رسیدن به اهداف پروژه را دارند.
در این مقاله همراه ما باشید تا بیشتر درباره این مفهوم و اهمیت آن صحبت کنیم.
مدیریت منابع انسانی پروژه چیست؟
مدیریت منابع انسانی پروژه (HR) عنصری از مدیریت کل پروژه است که وظایفی همچون سازماندهی، مدیریت و رهبری تیم پروژه را به‌عهده دارد. اعضای این تیم افرادی هستند که نقش‌ها و مسئولیت‌های کارکنان را برای تکمیل پروژه تعیین کرده‌اند.
در طول اجرای پروژه کارکنان از حوزه‌های عملکردی مختلف در نقش‌ها و روابط جدید گرد هم می‌آیند و با هم کار می‌کنند؛ از این‌رو اکثر تیم‌ها در روند اجرای پروژه با فرصت‌ها و چالش‌های مختلفی روبه‌رو می‌شوند که نحوه مقابله با آنها یکی از نکات کلیدی مدیریت منابع انسانی است.
گاهی یک کارمند بدون هیچگونه تجربه نظارتی، رهبری یکی از مراحل پروژه را برعهده می‌گیرد و حتی کارشناسان با تجربه بیشتر را هدایت می‌کند.
یک نیروی متخصص ممکن است فرصت این را پیدا کند که تصمیمات استراتژی و بودجه‌بندی را بسنجد. بنابراین برای کنارهم نگه داشتن این افراد و حفظ پویایی و در عین حال گسترش فرصت‌های توسعه، باید مدیریت مناسبی وجود داشته باشد.
مدیریت پروژه منابع انسانی جزئی از مدیریت منابع پروژه و بخشی از یک برنامه کلی ۴ مرحله‌ای برای مدیریت پروژه است:
- برنامه‌ریزی مدیریت منابع انسانی: در این مرحله، مدیر پروژه (PM) نقش‌ها و مسئولیت‌های مورد نیاز برای تحقق اهداف پروژه را مشخص می‌کند.
- گردآوری تیم پروژه: در این مرحله کارکنان برای ایفای نقش‌های مختلف انتخاب می‌شوند و از دسترسی و تمایل آنان به حضور در تیم اطمینان حاصل می‌شود.
- توسعه اعضای تیم: این مرحله شامل تیم‌سازی، توسعه مهارت‌ها و تلاش‌های دیگر برای بهبود عملکرد تیم است.
- مدیریت تیم: مدیر پروژه عملکرد را ردیابی می‌کند، بازخورد ارائه می‌دهد، تناقض‌ها را حل می‌کند و موانع را از میان برمی‌دارد.
در ادامه با این چهار مرحله طراحی تا اجرای برنامه مدیریت پروژه بیشتر آشنا می‌شویم.
نحوه تدوین برنامه مدیریت منابع انسانی پروژه
بیایید به اجزای یک برنامه مدیریت منابع انسانی پروژه و چگونگی اجرای آن نگاهی بیندازیم.
1. برنامه‌ریزی مدیریت منابع انسانی
مقدمه برنامه مدیریت منابع انسانی هدف برنامه را توضیح می‌دهد. این که پروژه شامل چه مواردی است و اعضای تیم چطور می‌توانند از آن در فرایندهای تصمیم‌گیری و حفظ پروژه در مسیر درست استفاده کنند.
2. تعیین نقش‌ها و مسئولیت‌ها
تعیین نقش‌ها و مسئولیت‌ها برای موفقیت یک پروژه بسیار مهم است. مدیریت پروژه منابع انسانی برای انجام این کار باید مهارت‌ها و توانمندی‌های کارکنان را ارزیابی کند تا به ساختاری منسجم برای تکمیل فعالیت‌های پروژه و تیم دست پیدا کند. اعضای تیم معمولا در این دسته‌بندی‌ها قرار می‌گیرند:
- مدیر پروژه: تمام جنبه‌های پروژه از برنامه‌ریزی تا اجرا را مدیریت می‌کند و در نهایت مسئول موفقیت یا شکست پروژه است.
- حامی پروژه (اسپانسر): مجوز پروژه را صادر کرده و بودجه را تامین می‌کند، حمایت پروژه را برعهده می‌گیرد، تغییرات را تایید کرده و نتایج را تحویل می‌گیرد.
- ذینفع: محدوده پروژه و نتایج را اعتبارسنجی کرده و فعالانه در مدیریت پروژه شرکت می‌کند.
- مدیر خط: با شرکت در برنامه‌ریزی‌ها، منابع و کارکنان را تامین کرده و فعالیت‌ها را در محدوده پروژه مدیریت می‌کند.
- اعضای تیم: کار یا تخصص مورد نیاز پروژه را ارائه می‌کند.
با توجه به اصول مدیریت منابع انسانی، مدیر پروژه وظیفه دارد برای هر یک از اعضای تیم، با توجه به شایستگی‌ها، مسئولیت‌ها و اختیارات آنها نقشی تعیین کند و بعد این مسئولیت‌ها را در یک نمودار سازمانی، یک سند متنی ساده، ماتریس تخصیص مسئولیت (RAM) یا ترکیبی از این سه مورد به نمایش بگذارد.
یکی از محبوب‌ترین روش‌های نمایش برنامه مدیریت منابع انسانی پروژه، ماتریس RAM است که نشان می‌دهد در هر جنبه از پروژه چه کسی مسئول، پاسخگو، مشاور یا مطلع است (RACI). برای ایجاد یک ماتریس RACI، ابتدا باید تمام اعضای تیم و وظایف پروژه در نمودار فهرست شده و بعد برای هر کادر، نقش عضو تیم را به این شکل نشان داد:
- مسئول: کار را انجام می‌دهد.
- پاسخگو: صاحب کار است.
- مشاور: در صورت نیاز مشورت به او مراجعه می‌شود.
- مطلع: در طول انجام کار همیشه در جریان قرار می‌گیرد.
3. تهیه برنامه مدیریت کارکنان و توسعه اعضای تیم
مدیریت پروژه منابع انسانی در این مرحله تضمین می‌کند هر کسی که در ادامه پروژه دخیل است، در دسترس بوده و در زمان مشخص، آماده انجام وظیفه باشد. در این مرحله باید تمام جنبه‌های مربوط به کارکنان در برنامه مدیریت منابع انسانی پروژه مشخص شود. از جمله:
- نحوه و زمان جذب کارکنان
- زمان مورد نیاز برای هر یک از اعضای تیم در طول پروژه
- چگونگی و زمان توسعه مهارت‌ها در صورت لزوم
- چگونگی بررسی عملکرد اعضای تیم
- شناسایی موفقیت‌ها و تخصیص پاداش
- چگونگی و زمان فراغت اعضای تیم از پروژه
- نیازهای ایمنی و توافقی پروژه
البته تهیه یک نرم‌افزار مدیریت نیروی انسانی پروژه با ارائه گزارشاتی همچون زمان و حضور کارکنان، آموزش، صلاحیت کارکنان، ظرفیت و سایر مسئولیت‌های کلیدی HR، این مرحله را آسان‌تر می‌کند. می‌دانید که مدیریت زمان پروژه یکی از مهم‌ترین شروط موفقیت آن است.
4. آموزش و توسعه توسط مدیریت منابع انسانی پروژه
مدیر پروژه علاوه بر آموزش مهارت‌ها، باید روش‌هایی برای همراهی اعضای تیم و هماهنگی آنها بداند. این روش‌ها می‌توانند شامل تمرین‌های تیم سازی برای آن دسته از افرادی باشد که برای اولین بار با هم کار می‌کنند و می‌تواند به صورت آنلاین تحت مدیریت منابع انسانی الکترونیک انجام شود.
برخی از اعضای تیم ممکن است برای استفاده از ابزارهای بهره‌وری و سایر فناوری‌ها به آموزش نیاز داشته باشند. گاهی در طول فرایند پروژه لازم است مربیگری فردی، حل اختلاف و بازخورد از جانب مدیر ارائه شود تا همه اعضا به‌طور موثر با هم کار کنند.
5. پاداش و تصدیق عملکرد خوب اعضای تیم
برای آنکه پروژه‌ای به نتایج خوب دست یابد، معمولا کارمندان باید از منطقه آسایش خود خارج شوند و تلاش بیشتری برای حفظ پروژه انجام دهند. به رسمیت شناختن تلاش‌ها و دستاوردهای آنها می‌تواند انگیزه تیم را حفظ کرده و عملکرد آنها را برای انجام وظایف بعدی بهبود ببخشد.
کلام آخر
مدیریت منابع انسانی پروژه کلید تبدیل گروهی از افراد به یک تیم متخصص با عملکرد خوب و آماده ارائه یک پروژه موفق است.
دنیای بیرون پر از تیم‌هایی است که بدون مدیریت و پشتیبانی، پروژه‌ها را راه‌اندازی می‌کنند، برای حل چالش‌های کوچک به مشکل می‌خورند، از استعداد‌ها و توانمندی‌های کارکنان به نحو احسن استفاده نمی‌کنند و مسیر پروژه را طولانی‌تر، پرهزینه‌تر و پرزحمت‌تر می‌کنند.
امیدواریم بعد از مطالعه این مقاله تلاش کنید با به‌کارگیری نکات این مقاله و بهره‌گیری از مشاوره مدیریت، صفر تا صد پروژه‌ها را درست و اصولی پیش ببرید تا به بهترین نتایج ممکن دست پیدا کنید.
