فهرست مطالب
از هر 5 نفر فقط 1 نفر روش مفیدی برای مدیریت زمان دارد. این آمار واقعاً غم‌انگیز و تأسف‌بار است و باعث می‌شود ما به عنوان فعالان حوزۀ کسب و کار به استراتژی‌هایی برای بهبود مدیریت زمان در شرکت خود فکر کنیم.
استراتژی‌های مدیریت زمان پروژه به شما کمک می‌کنند تا در مدت زمانی که در اختیار دارید، کارهایی که محول شده را انجام دهید.
وقتی به عنوان مدیر پروژه کار می‌کنید، ممکن است در هر پروژه تعداد متفاوتی از وظایف به شما محول شود. علاوه بر کارهای شخصی، باید کار افراد تیم را نیز برنامه‌ریزی، مدیریت و پیگیری کنید.
جلسات، برآوردها و برنامه‌ریزی‌ها در کنار ارتباط با مشتریان ممکن است غیرممکن به نظر برسد. جالب اینجاست که شما باید همۀ اینها را در طول 5 تا 9 روز کاری انجام دهید. در این مقاله قصد داریم ببینیم اصلاً چنین چیزی ممکن است؟!
برنامه‌ریزی در ذهن اشتباه است!
82 درصد از افراد هیچ چارچوبی برای استفاده از زمان ندارند. آنها خیلی راحت دفترچۀ برنامه‌ریزی خود را رها می‌کنند و از ذهنشان استفاده می‌کنند.
البته این را نباید فراموش کنیم که بهترین متخصصان جهان، حتماً برنامه‌ریزی دقیقی ندارند. اما این نباید باعث شود شما دست از کار بکشید و به طور جدی به مدیریت زمان پروژه فکر نکنید.
نوشتن کارها و استراتژی‌ها در قالب برنامۀ روزانه، هفتگی و ماهانه به شما کمک می‌کند ساعات بیشتری از روز را در دسترس داشته باشید و از کارهای بیهوده دوری کنید.
اما مدیریت زمان پروژه به چه معناست و چگونه استفاده از مدیریت زمان، بازدۀ اجرای پروژه را بیشتر می‌کند؟
هدف اصلی از زمان بندی پروژه، کنترل نحوۀ سرمایه‌گذاری انرژی در فعالیت‌ها و کارهای مهم است؛ چه در محل کار و چه در زندگی روزمره.
با آگاهی از مراحل مدیریت زمان پروژه می‌توانید برای همیشه با برنامه‌ریزی ضعیف خداحافظی کنید و همه چیز را در زمان خودش اجرا کنید. ما لیستی از استراتژی‌های هوشمند مدیریت زمان پروژه جمع‌آوری کرده‌ایم تا بتوانید کارهای خود را بهتر برنامه‌ریزی کنید و برای هر چیزی که به توجه شما نیاز دارد، وقت داشته باشید.
بیشتر بخوانید: چطور مدیریت زمان را به پرسنل آموزش دهیم؟
چند آمار جالب دربارۀ زمان بندی زمان پروژه
قبل از اینکه بدانیم مدیریت زمان پروژه چیست و چگونه انجام می‌شود، اجازه دهید نگاهی به موانع و دلایلی بیندازیم که یک برنامه مدیریت پروژه به سختی اجرا می‌شود. یا چرا افراد فکر می‌کنند این برنامه‌ریزی به تلاش و زحمت زیادی احتیاج دارد. در ادامه چند آمار جالب در این باره آورده‌ایم که به درک اهمیت برنامه‌ریزی و مدیریت زمان کمک زیادی می‌کنند.
- از هر 5 نفر فقط 1 نفر روش مفیدی برای مدیریت زمان دارد.
- کارمندان، روزانه 44 دقیقه از ساعات کاری را در شبکه‌های اجتماعی صرف می‌کنند.
- فقط 17 درصد از مردم زمان خود را مدیریت می‌کنند.
- شرکت‌ها به طور متوسط 16 روز در سال را صرف جستجوی اسناد کاغذی می‌کنند.
- مدیران ارشد حداقل 23 ساعت در هفته را در جلسات سپری می‌کنند.
- 46 درصد از استرس‌های گزارش شده در میان کارمندان ایالات متحده ناشی از حجم کاری زیاد است.
این آمارها می‌توانند الهام‌بخش مدیرانی باشند که مدیریت زمان پروژه را جدی نمی‌گیرند. ما برای آن دسته از مدیرانی که ترغیب شده‌اند دربارۀ مراحل مدیریت زمان پروژه بدانند مطالب جالبی آماده کرده‌ایم.
رایج‌ترین موانع مدیریت زمان که در بالا ذکر نشده‌اند عبارت‌اند از: کمال‌گرایی، تعلل، اولویت‌بندی بد، زمان آزاد بسیار کم، انجام چند کار و عدم تمرکز روی یک کار، استراحت بیش از حد، عدم تقسیم کار، عدم سازماندهی، کم بودن انگیزه، حواس‌پرتی، برنامه‌ریزی اشتباه و…
مدیریت زمان پروژه چیست؟
ارتباط بین زمان و توسعه پروژه به قدری واضح است که بسیاری از افراد نیازی به توضیحی دربارۀ آن ندارند. اما برای کسانی که باید در مورد آن متقاعد شوند، توضیحاتی که در ادامه می‌آوریم می‌توانند راهگشا باشند. اجازه دهید با این سؤال شروع کنیم که مدیریت زمان پروژه چیست؟
با تکنیک‌های مدیریت پروژه می‌توانید جزئیات لازم برای انجام کارها را به خوبی درک کنید.
به طور کلی مدیریت زمان پروژه عبارت است از به‌کارگیری فرآیندها، روش‌ها، مهارت‌ها، دانش و تجربه برای دستیابی به اهداف خاص پروژه با توجه به معیارهای مدیریت زمان.
در واقع این مفهوم برای این توسعه داده شده که مدیریت پروژه دارای مهلتی برای تحویل است و معمولاً بودجۀ محدودی هم دارد.
آنچه بین «مدیریت» (Management) و «مدیریت پروژه» (Project Management) تفاوت ایجاد می‌کند دقیقاً زمان و بودجه است.
از منظر تجاری، یک «پروژه» نتیجۀ یک ضرورت تجاری است و به دلیل نیازهای درون‌سازمانی یا برون‌سازمانی راه‌اندازی می‌شود.
از آنجایی که یک پروژه راه حلی برای یک یا چند چالش است، در قالب زمان و بودجۀ محدودی تعریف می‌شود. زمان صرف شده برای یک پروژه را نمی‌توان کش داد و هر زمان که دلخواهمان باشد تحویلش داد. بنابراین تفکر استراتژیک با توجه به زمان اهمیت زیادی در اجرا پروژه دارد.
پروژه بدون برنامه‌ریزی و مدیریت زمانِ کارآمد نمی‌تواند اجرایی شود. به همین دلیل است که بر طبق نظر همۀ متخصصین مشاوره مدیریت، اصول مدیریت زمان پروژه یک شرط ضروری برای اجرای موفق پروژه و توسعه کسب و کار است.
توجه به مزایای مدیریت زمان پروژه همواره در پروژه‌های شرکت «مدیریت توسعه ایده خلاق ایرانیان» مدنظر بوده است. برای بازدید از پروژه‌های این شرکت در حوزۀ توسعه کسب‌وکار به این صفحه مراجعه کنید.
نقش مدیریت زمان پروژه در کسب‌وکار
تا اینجای مقاله یک نمای کلی از کارهایی که کارمندان باید در پروژه انجام دهند را خواندیم و ارتباط بین مدیریت پروژه و مدیریت زمان را درک کردیم. حالا زمان آن رسیده که به طور عمیق‌تر ببینیم مدیریت زمان پروژه چیست و چه کاربردی دارد.
به طور کلی، منظور از «مدیریت زمان» نحوه استفادۀ ما از زمانی است که در اختیار داریم. هدف از استراتژی‌های «مدیریت زمان» این است که بتوانیم به اهداف خود برسیم یا وظایفی که به ما محول شده را به نحو احسن انجام دهیم.
به عبارت دیگر، مدیریت زمان فرایند برنامه‌ریزی و اعمال کنترل آگاهانه روی زمان صرف شده برای فعالیت‌های خاص است که باعث افزایش اثربخشی، کارایی یا بهره‌وری شما می‌شود.
مدیران و کارمندان با مدیریت زمان پروژه توانایی تجزیه و تحلیل کار و ایجاد جدول زمانی برای اطمینان از تکمیل پروژه در یک برنامه زمانی خاص را پیدا می‌کنند.
برای هرکسی که برای پیاده‌سازی یک پروژه فرصتی محدود دارد، تکنیک‌های مدیریت زمان معجزه می‌کنند. برای این افراد هر چیزی که تکمیل به موقع یک پروژه را تضمین کند، فوق‌العاده کاربردی خواهد بود.
اهمیت مدیریت زمان پروژه برای مدیران پروژه
به عنوان یک مدیر پروژه، وظیفه شما این است که زمان خودتان و تیمتان را به طور مؤثر برنامه‌ریزی و مدیریت کنید. از این رو مهارت‌های مدیریت زمان و تکنیک‌های آن برای مدیران پروژه اهمیت زیادی دارند.
برای اینکه پروژه‌ها و اولویت‌هایتان را به خوبی اجرایی کنید، حتماً باید به مدیریت زمان دقت کنید تا برای به پایان رساندن پروژه‌ها در زمان مشخص شانس بالایی داشته باشید. همچنین استراتژی‌های مدیریت زمان را یاد بگیرید و بهره‌وری و اثربخشی خود را بیشتر کنید.
گزارش‌های سال 2017 نشان داده‌اند فقط 37 درصد از تیم‌ها در بریتانیا موفق می‌شوند پروژه‌های خود را به موقع به پایان برسانند و مدیریت ضعیف یکی از دلایل اصلی آن است.
چندین استراتژی مدیریت زمان وجود دارد که می‌توانید برای برنامه‌ریزی کارهای خود از آنها استفاده کنید. گفتنی است که امروزه بهترین تکنیک‌های مدیریت زمان همراه با نرم افزار اجرا می‌شوند. به لطف تکنیک‌های مدیریت زمان پروژه، جلسات و کارهای کارمندان در زمان مشخص و به خوبی اجرا می‌شوند.
بیشتر بخوانید: 3 استراتژی موثر مدیریت تیم برای تیم‌های کوچک
استراتژی‌های مدیریت زمان برای مدیران پروژه
با برنامه‌ریزی و مدیریت زمان ضعیف انجام همۀ کارها در مهلت زمانی محدود دشوار خواهد بود. به همین دلیل استفاده از لیست استراتژی‌های هوشمند مدیریت زمان ضروری خواهد بود. با استفاده از این استراتژی‌ها می‌توانید کارهای خود را بهتر برنامه‌ریزی کنید و برای هر چیزی که به توجه شما نیاز دارد، وقت داشته باشید.
1-کارهای خود را از قبل برنامه‌ریزی کنید.
مطالعات نشان می‌دهند دانستن آنچه می‌خواهید در یک بازه زمانی مشخص به دست آورید، شما را برای موفقیت آماده می‌کند. «پدرو سرادور» از دانشگاه تورنتو در مقالۀ خود به نام «تأثیر برنامه‌ریزی در موفقیت پروژه» به ارتباط بین برنامه‌ریزی و موفقیت پروژه اشاره می‌کند.
سرادور می‌گوید موفقیت پروژه ارتباط تنگاتنگی با خودِ پروژه و کارایی هزینه‌ها دارد. یعنی برنامه‌ریزی باکیفیت نه‌تنها می‌تواند شانس موفقیت پروژه را افزایش دهد، بلکه مقرون به صرفه نیز خواهد بود.
اما منظور از «برنامه‌ریزی باکیفیت» چیست؟ طبق گفتۀ سرادور، فرایند برنامه‌ریزی آن‌قدر مهم و بزرگ است که امکان دارد 48 درصد از تمام فرایندهای انجام شده توسط مدیر پروژه را به خود اختصاص دهد!
خیلی به خودتان سخت نگیرید. برنامه‌ریزی کارهای روزانه‌تان ممکن است به سادگی ایجاد فهرستی از کارهایی که باید انجام دهید باشد. با این حال اگر قرار است برای چندین پروژه برنامه‌ریزی کنید، باید نیازها را اولویت‌بندی کرده و به اهداف و الزامات هر پروژه دقت کنید.
بیشتر بخوانید: چگونه کارهایمان را به تعویق نیندازیم؟
2-اولویت‌های واضح و دقیقی تعیین کنید.
گاهی اوقات تهیۀ فهرست کارهایی که باید انجام دهید ممکن است طاقت‌فرسا به نظر برسد. برای اینکه آن را قابل مدیریت کنید، بهتر است لیست کارهای خود را به تکه‌های کوچک‌تر تقسیم کنید. تعیین اولویت‌های واضح به شما کمک می‌کند وظایف خود را بر اساس اهمیت، فوریت و تلاش موردنیاز برای انجام آنها مرتب کنید.
طبق تحقیقات «آکادمی توسعه»، «ماتریس آیزنهاور» (Eisenhower Matrix) موفق‌ترین تکنیک مدیریت زمان است. برای تشخیص وظایف مهم و فوری در لیست کارهایتان، می‌توانید از ماتریس آیزنهاور استفاده کنید.
این تکنیک محبوب مدیریت زمان از این سخن رئیس‌جمهور محبوب آمریکا الهام گرفته شده:
«من دو نوع مشکل دارم: فوری و مهم. مشکل فوری مهم نیست و مشکل مهم فوری نیست.»
این سخن به یک رویکرد جالب برای سازماندهی حجم کار و اولویت‌ها اشاره دارد. اگر می‌خواهید یک استراتژی مؤثر برای مدیریت زمان پروژه داشته باشید، توجه به اصل آیزنهاور می‌تواند مفید باشد. اینجا وظایف شما به چهار دسته تقسیم می‌شوند:
- وظایفی که مهم و فوری هستند. اینها مهم‌ترین اولویت شما هستند.
- وظایفی که مهم هستند اما فوری نیستند. اینها کارهایی‌اند که می‌توانید بعداً برای انجام آنها برنامه‌ریزی کنید. چون فوریت ندارند.
- وظایفی که مهم نیستند، اما فوری‌اند. در صورت امکان، می‌توانید این وظایف را به بقیه محول کنید.
- وظایفی که نه مهم هستند، نه فوری. می‌توانید از کارهایی که در این دسته قرار می‌گیرند صرف نظر کنید.
نکته جالب در مورد ماتریس آیزنهاور این است که می‌توانید آن را در حین حرکت فقط با یک قلم و کاغذ بنویسید تا به سرعت وظایف و تکالیفتان را اولویت‌بندی کنید. با ماتریسی مانند این، به راحتی کارهایی که واقعاً به توجه شما نیاز دارند را تشخیص می‌دهید و می‌توانید ابتدا روی آنها تمرکز کنید.
3-هر زمان فقط روی یک کار تمرکز کنید.
خیلی‌ها هستند که به انجام چند وظیفه در یک زمان می‌بالند. به نظر می‌رسد که این کار بیشتر از آنکه مفید باشد، ضرر دارد. انجام چندین کار به طور هم‌زمان، کاملاً بی‌اثر و ناکارآمد است. از آنجایی که مغز انسان برای جابه‌جایی از یک کار به کار دیگر به زمان نیاز دارد، تلاش برای انجام چندین کار در یک لحظه، کارایی مغز را شدیداً کاهش می‌دهد.
سعی کنید هر زمان فقط روی یک کار تمرکز کنید و آن را کامل کنید و بعد از آن به کار دیگری بروید. اگر بین وظایف حداقل چند دقیقه به خود استراحت دهید، انتقال از یک کار به کار دیگر به خوبی انجام می‌شود و مغز شما آماده خواهد بود که یک کار جدید را انجام دهد.
یکی از تکنیک‌هایی که اینجا می‌توانید استفاده کنید، تکنیک «پومودورو» است. این تکنیک، کار را به جلسات کوتاه‌تر 25 دقیقه‌ای تقسیم می‌کند و بین آنها زمانی برای استراحت قرار می‌دهد.
این تکنیک راهی علمی و کاملاً اثبات‌شده برای مدیریت زمان پروژه و افزایش بهره‌وری است. زیرا به طور کلی، تمرکز روی یک کار مشخص ساده‌تر است. به علاوه، مغز شما طی زمان فرسوده نخواهد شد و برای مدت طولانی‌تری خلاق باقی می‌مانید.
4-وقفه‌ها را به حداقل برسانید.
یکی از مهم‌ترین استراتژی‌های مدیریت زمان پروژه همین مورد است. گاهی اوقات شما کارهایی را انجام می‌دهید که نیاز به تمرکز عمیق و به حداقل رساندن وقفه دارند. در واقع خیلی وقت‌ها هست که باید کار عمیق انجام دهید و از حواس‌پرتی‌ها کم کنید.
برای استفادۀ بهینه از تکنیک پومودورو، باید هرگونه حواس‌پرتی احتمالی را حذف کنید تا به مدت 25 دقیقه عمیقاً روی یک کار متمرکز بمانید.
شبکه‌های اجتماعی، ایمیل، تماس، صحبت با همکاران و دیگر موارد این چنینی، از وقفه‌هایی هستند که باید از شر آنها خلاص شوید. هر یک از اینها ممکن است خیلی وسوسه برانگیز باشند، اما حقیقت این است که بهره‌وری و تمرکز شما را از بین می‌برند. این را همه می‌دانند که حواس‌پرتی چیزی است که ما را از کار اصلی دور می‌کند و توجه ما را به حاشیه‌های بی‌اهمیت جلب می‌کند.
اما در عمل چه کارهایی می‌توانیم انجام دهیم؟
- اگر نگران از دست دادن یک ایمیل مهم هستید، زمانی را برای آن تعیین کنید و سر آن زمان، صندوق ایمیل را بررسی کنید و مجدداً به کار خود برگردید.
- خیلی رک و صریح به همکاران خود بگویید حین کار مزاحم شما نشوند.
- اعلان‌ها و نوتیفیکیشن‌ها را خاموش کنید. بهتر است موبایل در نزدیکی شما نباشد و حتی چشمتان هم به آن نیفتد.
5-برای خود ضرب‌الاجل کوتاه‌تری تعیین کنید.
آیا تا به حال احساس کرده‌اید هر چه زمان بیشتری برای انجام یک کار داشته باشید، احتمال به تعویق انداختن آن بیشتر می‌شود؟
محققان حوزۀ مدیریت زمان پروژه در این باره می‌گویند: «کار به صورت ناخودآگاه به گونه‌ای گسترش می‌یابد که در مهلت زمانی مشخص انجام شود.» بنابراین، اگر زمان بیشتری برای به پایان رساندن یک کار داشته باشید، این احتمال وجود دارد که آن را به تعویق بیندازید و در نهایت آن را فراموش کنید!
به عنوان یک مدیر که به مبحث مدیریت زمان در کسب و کار اهمیت می‌دهد، بهتر است ضرب‌الاجل‌های کوتاه‌تری برای افراد تعیین کنید تا وظایف واقعاً اجرا شوند و به تعویق نیفتند.
6-تقسیم وظایف را بیاموزید.
تقسیم وظایف یکی از مهم‌ترین توصیه‌ها در مدیریت زمان پروژه محسوب می‌شود. هیچ شخصی واقعاً همه‌کاره نیست. همیشه این احتمال وجود دارد افرادی در شرکت شما باشند که مهارت‌ها و زمان لازم را برای کمک به چالش‌هایتان داشته باشند. یا وقتی که شما ندارید را داشته باشند. کارهایی را که می‌توانید محول کنید پیدا کنید تا روی موارد مهم و فوری‌تر تمرکز کنید.
البته این را در نظر داشته باشید که در واگذاری وظایف باید به سلیقه و استعداد کارمندان خود هم دقت کنید. آنها را در تصمیم‌گیری آزاد بگذارید و در صورت نیاز، نظارت حداقلی روی کارهایشان داشته باشید. به این ترتیب نه تنها خودتان روی کارهای مهم تمرکز می‌کنید، به کارمندانتان هم اجازه می‌دهید از نظر حرفه‌ای رشد کنند.
7- «نه» گفتن را یاد بگیرید.
فقط به کارهایی که به شما محول شده نگاه نکنید، حتماً محدودیت‌هایتان را نیز در نظر بگیرید. مطمئناً میزان کاری که می‌توانید در یک بازه زمانی مشخص به پایان برسانید محدود است. بنابراین باید به کارهای اضافی نه بگویید. این کار به جلوگیری از استرس ناشی از کار و خستگی کمک زیادی می‌کند.
نه گفتن به سرپرست، مدیر یا حتی رئیستان ممکن است ترسناک باشد، اما راه‌هایی وجود دارد که می‌توانید آن را مؤدبانه و قاطعانه انجام دهید. خیلی رک و واضح دلیل بیاورید. توضیح دهید در حال حاضر چه کارهای مهم دیگری انجام می‌دهید و انجام کارهای جدید چگونه بر آنها تأثیر مخرب می‌گذارند.
لیست اولویت‌های خود را ارائه دهید و اجازه دهید آنها تصمیم بگیرند که آیا کاری که از شما می‌خواهند، اولویت بیشتری دارد یا خیر.
در ضمن، حواستان باشد که هیچ‌وقت دروغ نگویید. بهانه‌های جعلی راه خوبی برای مدیریت زمان پروژه نیست. در مورد اینکه چرا در حال حاضر قادر به انجام کاری نیستید، صادق باشید.
از مدیر خود بپرسید آیا ممکن است آن کار فعلاً به تعویق بیفتد؟ خیلی وقت‌ها تاریخ اولیه‌ای که کارفرما به شما اعلام می‌کند، مهلت قطعی نیست. به کارفرما بگویید اگر امکان برنامه‌ریزی مجدد و اعلام یک تاریخ دقیق وجود داشته باشد، ممکن است شما آن کار را به عهده بگیرید.
8-کارهای هر روز را خلاصه کنید.
نوشتن خلاصه‌های روزانه از کارتان به شما کمک می‌کند بفهمید کجا خوب کار کرده‌اید و چه کارهایی باید انجام می‌دادید و ندادید.
در پایان هر روز، نگاهی به لیست خود بیندازید و کارهایی که انجام داده‌اید را بررسی کنید. دیدن آنچه موفق به انجام آن شده‌اید یک راه عالی برای ایجاد انگیزۀ روز بعد است.
اگر هنوز وظایف انجام نشده در لیست شما وجود دارد، از خود بپرسید که چرا آنها را تمام نکرده‌اید و چگونه می‌توان انجامشان داد. شاید آن کار خیلی سنگین بوده و تقسیم آن به وظایف کوچک‌تر به شما در سازماندهی بهتر کارها کمک کند.
بیشتر بخوانید: آیا فضای کار اشتراکی راندمان کار را بالاتر می‌برد؟
جمع‌بندی
استفاده از استراتژی‌های مدیریت زمان پروژه به شما کمک می‌کند تا روز کاری خود را بهتر سازماندهی کنید و کارهای بیشتری انجام دهید. پس از چند روز متوجه خواهید شد که:
- بهره‌وری شما بهبود یافته است.
- انجام وظایفی که به شما محول شده، آسان‌تر شده است.
- به نظر می‌رسد وقت بیشتری دارید.
- استرس ناشی از کار به میزان قابل توجهی کاهش یافته است.
حتماً سعی کنید این تکنیک‌ها را به کل اعضای تیم خود یادآوری کنید تا میزان تمرکز و بهره‌وری آنها نیز افزایش یابد.
