فهرست مطالب
به پردازش و انتقال داده‌های منابع انسانی به صورت دیجیتال، مدیریت منابع انسانی الکترونیک یا E-HRM گفته می‌شود. به عبارت دیگر، مدیریت الکترونیکی منابع انسانی الکترونیک، همان کاربرد فناوری اطلاعات در فرایندهای منابع انسانی است.
این سیستم مدیریتی، تعامل آسان بین کارمندان و کارفرمایان را امکان‌پذیر می‌کند. اطلاعات مربوط به حقوق و دستمزد، داده‌های شخصی کارکنان، مدیریت عملکرد، آموزش، استخدام و جهت‌گیری استراتژیک همگی در این سیستم گردآوری و پردازش می‌شوند.
تعریف مدیریت منابع انسانی الکترونیک
اگر بخواهیم تعریف مدیریت منابع انسانی الکترونیک را بیان کنیم، می‌توانیم بگوییم: «روشی برای اجرای استراتژی‌ها، سیاست‌ها و شیوه‌های منابع انسانی در سازمان‌ها از طریق حمایت همه‌جانبه، آگاهانه و هدایت‌شدۀ کانال‌های مبتنی بر وب».
البته این تعریف اخیراً به این شکل تغییر پیدا کرده است: «برنامه‌ریزی، پیاده‌سازی و به کارگیری سیستم‌های اطلاعاتی برای شبکه‌سازی و حمایت فعالیت‌های منابع انسانی.»
روندهای اتوماتیک منابع انسانی، فرایندهای سنتی پرمصرف با کاغذ و مداد را به فعالیت‌های کارآمد و سریعی تبدیل می‌کنند که شرکت‌ها را قادر می‌سازد تا تغییرات محیطی را پیش‌بینی کرده، از آن سود ببرند و مزیت رقابتی مورد نیاز خود را خلق کنند.
به همین دلیل است که بسیاری از فعالان حوزه مشاوره مدیریت استفاده از این سیستم را پیشنهاد می‌کنند.
از دیدگاه «مایکل آرمسترانگ»، روش‌های مدیریت الکترونیکی منابع انسانی قادرند اطلاعات مورد نیاز برای مدیریت فرایندهای منابع انسانی را به خوبی فراهم کنند.
به عبارت دیگر، مدیریت E-HRM راهی برای اجرای استراتژی‌ها، سیاست‌ها و شیوه‌های مدیریت منابع انسانی در یک سازمان از طریق پشتیبانی مستقیم کانال‌های مبتنی بر فناوری وب است.
مدیریت منابع انسانی الکترونیک، اصطلاح نسبتاً جدیدی در حوزۀ مدیریت منابع انسانی پشتیبانی شده از فناوری اطلاعات به ویژه با استفاده از فناوری وب است. E-HRM این پتانسیل را دارد که نحوۀ انجام عملکردهای قدیمی منابع انسانی را تغییر دهد.
به عنوان مثال کارمندان می‌توانند در مکان‌های مختلف به تجزیه و تحلیل و طراحیِ کار بپردازند و با استفاده از ویدئو، ایمیل و غیره در قالب تیم‌های مجازی در کنار هم کار کنند. در مورد استخدام، فرصت‌های شغلی می‌توانند به صورت آنلاین منتشر شوند و متقاضیان به صورت آنلاین برای مشاغل درخواست دهند.
در مورد مسائل مربوط به حقوق و مزایا، مدیریت منابع انسانی الکترونیک، بررسی اطلاعات حقوق و جستجوی اطلاعات در مورد طرح‌های حقوق را برای کارمندان آسان می‌کند.
مدیریت الکترونیکی منابع انسانی، به برنامه‌ریزی، اجرا و کاربرد فناوری اطلاعات برای شبکه‌سازی و حمایت از فعالیت‌های فردی و جمعی اشاره دارد. E-HRM با HRIS یکی نیست. عبارت HRIS به استفاده از سیستم‌های ICT در منابع انسانی اشاره دارد و به طور کامل با مدیریت منابع انسانی مجازی (VHRM) متفاوت است.
VHRM توسط «لپاک» و «اسنل» (1998) به این صورت تعریف شده است: «… یک ساختار مبتنی بر شبکه که بر پایه تعامل ساخته شده است و به کمک فناوری اطلاعات به سازمان کمک می‌کند سرمایۀ فکری به دست آورد، آن را توسعه دهد و به کار گیرد.»
مدیریت منابع انسانی الکترونیک در اصل، واگذاری وظایف منابع انسانی به مدیریت و کارکنان است. کارکنان معمولاً از طریق اینترنت یا سایر کانال‌های فناوری وب به این عملکردها دسترسی دارند.
«کاوانا» و «تیت» (2008) VHRM را این‌گونه تعریف می‌کنند: «سیستمی که برای دریافت، ذخیره، ویرایش، تجزیه و تحلیل، بازیابی و توزیع اطلاعات مربوط به منابع انسانی سازمان استفاده می‌شود.»
طبق نظر «روپا راجانز» مدیریت منابع انسانی الکترونیک هزینۀ کمتری دارد، کاغذبازی را کمتر و گردش کار را ساده‌تر می‌کند. همچنین با خودکارسازی وظایف و توانمندسازی کارکنان، کارایی کلیِ شرکت را بهبود می‌بخشد.
انطباق منابع انسانی و رویدادهای شرکتی، سرعت بخشیدن به زمان پاسخگویی سیستم‌های مدیریت، اطمینان از اتخاذ تصمیمات آگاهانه‌تر و بهبود مدیریت زمان، از دیگر مزایای E-HRM است.
شرکت «مدیریت توسعه خلاق ایرانیان» از شرکت‌هایی است که به خوبی از مزایای مدیریت الکترونیکی منابع انسانی استفاده کرده است. برای مشاهده پروژه‌های ایده می‌توانید به این صفحه بروید.
بیشتر بخوانید: شرایط احراز مدیر منابع انسانی [ ۵ شرط اصلی ]
عناصر مدیریت منابع انسانی الکترونیک
از بحث فوق، آشکار است که مدیریت الکترونیکی منابع انسانی دارای چندین عنصر حیاتی است. این سیستم مدیریتی از فناوری اطلاعات به صورت دوگانه استفاده می‌کند. اولاً، اینکه افراد مختلف صرف‌نظر از اینکه در دو قاره مختلف باشند یا یک اتاق، بتوانند با هم تعامل داشته باشند. یعنی در این سیستم مدیریتی، فناوری به عنوان رسانه‌ای با هدف اتصال و یکپارچگی عمل می‌کند.
در ثانی، با جایگزینیِ فناوری به جای افراد از اجرای فعالیت‌های منابع انسانی پشتیبانی می‌کند. از این رو، فناوری اطلاعات به عنوان ابزاری برای انجام وظایف هم عمل می‌کند.
مدیریت منابع انسانی الکترونیک یک تکنولوژی چندسطحی است. چراکه هم به صورت فردی و هم به صورت گروهی قابل استفاده است. یعنی علاوه بر افراد، گروه‌ها و واحدهای سازمانی هم با استفاده از این سیستم می‌توانند با هم تعامل داشته باشند.
علاوه بر e-HRM، مفاهیم دیگری نیز وجود دارند که به وضوح به همین موضوع اشاره دارند. اصطلاحاتی مانند «مدیریت منابع انسانی مجازی»، «مدیریت منابع انسانی مبتنی بر وب» یا «کسب و کار به کارمند» نیز به طور گسترده پذیرفته شده‌اند.
«مدیریت مجازی منابع انسانی» (Virtual HRM) به شبکه‌های میانجی فناوری متشکل از عملگرهای مختلف داخلی و خارجی اشاره دارد که خدمات منابع انسانی مورد نیاز شرکت را ارائه می‌دهند. این خدمات، بدون وجود یک بخش سنتی منابع انسانی (که حالا مجازی شده است) ارائه می‌شوند.
انواع مدیریت منابع انسانی الکترونیک
سه نوع مدیریت الکترونیکی منابع انسانی وجود دارد که در ادامه به شرح هر یک خواهیم پرداخت.
- عملیاتی
- وابسته
- تحول‌گرا
1. عملیاتی
مدیریت منابع انسانی الکترونیک عملیاتی، به عملکردهای اداری مانند حقوق و دستمزد و داده‌های شخصی کارکنان مربوط می‌شود.
2. وابسته
مدیریت منابع انسانی الکترونیک وابسته، شامل پشتیبانی از فرایندهای تجاری از طریق آموزش، استخدام، مدیریت عملکرد و… می‌شود.
3. تحول‌گرا
مدیریت منابع انسانی الکترونیک تحول‌گرا به فعالیت‌های استراتژیک منابع انسانی مانند مدیریت دانش و جهت‌گیری مجدد استراتژیک مربوط می‌شود. یک سازمان ممکن است برای دستیابی به اهداف منابع انسانی خود، سیاست‌های مدیریت الکترونیکی منابع انسانی را از هر یک از این انواع انتخاب کند.
اهداف مدیریت الکترونیکی منابع انسانی
محققان برای e-HRM سه هدف اصلی ذکر کرده‌اند که عبارت‌اند از: کاهش هزینه، بهبود خدمات منابع انسانی و بهبود جهت‌گیری استراتژیک.
با استفاده از این سیستم، مدیران منابع انسانی می‌توانند سریع‌تر و دقیق‌تر برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری کنند. همچنین قادر خواهند بود مشاغل را واضح‌تر تعریف کنند و ارتباط خود را با کارکنان و جامعه خارجی تقویت نمایند.
مدیریت منابع انسانی الکترونیک، پتانسیل زیادی برای بهبود وظایف منابع انسانی دارد. هم کارکنان و هم تیم مدیریتی می‌توانند با بهبود کارایی و فعالیت مقرون به‌صرفه، به یک شریک استراتژیک برای دستیابی به اهداف سازمانی تبدیل شوند.
و در نهایت، e-HRM با استانداردسازی و استفاده از روش‌های استاندارد شده می‌تواند تضمین کند که سازمان با الزامات منابع انسانی مطابقت دارد. در نتیجه تصمیم‌گیری دقیق‌تری را تضمین می‌کند.
مدیریت الکترونیکی منابع انسانی با کاهش هزینه‌ها و افزایش سرعت کلی فرایندهای مختلف، کارایی را افزایش داده و به کسب‌وکارها کمک می‌کند تعداد کارکنان بخش منابع انسانی خود را کاهش دهند.
این سیستم از نظر روابط نیز تاثیراتی بر کسب و کار دارد. توانمندسازی کارکنان و مدیران یک شرکت برای دسترسی به اطلاعات منابع انسانی و افزایش ارتباط همۀ بخش‌های شرکت با سازمان‌های بیرونی، از دیگر مزایای این سیستم مدیریتی است. این اتصال، امکان برقراری ارتباط در سطح جغرافیایی برای به اشتراک‌گذاری اطلاعات و ایجاد تیم‌های مجازی را فراهم می‌کند.
در یک سیستم مدیریت منابع انسانی الکترونیکی، این امکان برای مدیران اصلی وجود دارد که از رایانه‌های رومیزی برای کنترل و انجام ارزیابی‌ها، برنامه‌ریزی آموزش و توسعه، ارزیابی هزینه‌های نیروی کار و بررسی شاخص‌های گردش مالی و غیبت استفاده کنند.
کارمندان نیز می‌توانند از سیستم e-HRM برای برنامه‌ریزی توسعۀ شخصی خود، درخواست ارتقاء و مشاغل جدید و دسترسی به طیف وسیعی از اطلاعات در مورد خط مشی منابع انسانی استفاده کنند.
سیستم‌های e-HRM به طور فزاینده‌ای توسط تأمین‌کنندگان خصوصی و در قالب نرم‌افزارهای اختصاصی پشتیبانی می‌شوند.
e-HRM باعث توانمندسازی مدیران و کارکنان بخش منابع انسانی می‌شود و با کاهش وظایف کارمندان، تفکر استراتژیک را جایگزین تفکر عملیاتی می‌کند. همچنین به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا تعداد کارکنان بخش منابع انسانی را کمتر کنند.
بیشتر بخوانید: اصول مدیریت منابع انسانی ( 7 اصل که باید بدانید)
نقش مدیریت منابع انسانی الکترونیک
تا اینجا گفتیم که طبق تحقیقات، مدیریت الکترونیکی منابع انسانی می‌تواند کارایی فعالیت‌های منابع انسانی را افزایش دهد، ارائه خدمات را بهبود بخشد و نقش منابع انسانی را به نقشی استراتژیک‌تر تبدیل کند.
اگر چنین باشد، استفاده از e-HRM این امکان را به منابع انسانی می‌دهد تا ارزش خود را افزایش دهد و به مزیت رقابتی کل شرکت کمک کند. با این حال، استقرار گسترده‌تر فناوری و سیستم‌ها در حوزه منابع انسانی می‌تواند بار مالی بیشتری نیز به دنبال داشته باشد.
با این وجود، می‌توانیم انتظار داشته باشیم در مقایسه با روتین‌های پیچیدۀ اجتماعی، دارایی‌های تکنولوژیکی و سیستمی در منابع انسانی، معایب و محدودیت‌های کمتری به دنبال داشته باشند.
اگر یک شرکت e-HRM را به کار گرفته باشد، می‌تواند از تعاملات قابل تقلید میان منابع آن و سایر منابع پیچیده‌تر و وابسته به مسیر، مزایای پایداری کسب کند. این فرض به ما حس امنیت بیشتری می‌دهد.
هدف این فصل، آزمایش این گزاره است که مدیریت منابع انسانی الکترونیک می‌تواند ارزش خود را از طریق مدیریت کارآمدتر کار عمومی و حمایت موثر از کار متمایز افزایش دهد.
بیشتر بخوانید: لیست کامل شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی
مزایای به‌کارگیری e-HRM
مدیریت منابع انسانی الکترونیک برای سازمان‌هایی که کارکنان آمادگی پذیرش یا استفاده از آن را ندارند، مناسب نیست. مهم‌ترین مزایای e-HRM به شرح زیر است:
- بهبود کیفیت خدمات
- تضمین خدمات کارآمد با سرعت شگفت‌انگیز
- آسان‌تر شدن وظایف معمول مانند نگهداری سوابق، نگهداری پورتفولیو و جمع‌آوری و ذخیره اطلاعات مرتبط در مورد منابع انسانی
- کمک به کاهش زمان و کار پرهزینه
- بهبود دقت و کاهش تعصب انسانی در کارها
- ایجاد، گزارش‌دهی و تجزیه و تحلیل سریع داده‌ها
- بهره‌مندی همه از استانداردسازی و اتوماسیون
- دسته‌بندی داده‌های کارمندان از مکان‌های مختلف به طور منصفانه و سریع
- انجام وظایف حیاتی مدیریت منابع انسانی مانند استخدام، انتخاب، آموزش و توسعه با استفاده از فناوری مبتنی بر وب
- ایفای نقش‌های تعیین‌کننده بدون استفاده از دفتر و کاغذ
- حفظ ناشناس بودن کارکنان در ارزیابی و ارائه بازخورد
معایب به‌کارگیری e-HRM
مدیریت الکترونیکی منابع انسانی معایب و محدودیت‌هایی نیز دارد که در زیر به آن‌ها اشاره کرده‌ایم:
- نگهداری و پیاده‌سازی e-HRM نیازمند هزینۀ بالایی است.
- حفظ محرمانه بودن داده‌های ورودی دشوار است.
- رسانه‌های الکترونیکی آسیب‌پذیر هستند و ممکن است توسط ویروس‌ها از هر نقطه از اینترنت مورد حمله قرار گیرند. درگیر شدن با ویروس می‌تواند سیستم مدیریت منابع انسانی شما را به شدت آسیب‌پذیر کند و یا حتی برای مدت نامشخصی غیر قابل استفاده شود. مدیریت منابع انسانی الکترونیک در معرض فساد، هک یا از دست رفتن اطلاعات است.
- رایانه‌ها و برنامه‌های مرتبط با آن‌ها، دقیقاً به اندازۀ کاربران انسانی آن‌ها مؤثر هستند. هنوز هم ممکن است خطاهای وارد کردن داده‌ها رخ دهد. در سیستم‌های مدیریت منابع انسانی، چنین خطاهایی می‌تواند عواقبی جدی به دنبال داشته باشد.
- سازمان‌ها باید قبل از پذیرش e-HRM، سرمایه‌گذاری بیشتری روی آموزش و توسعه کنند.
حوزه‌های عملکردی و شیوه‌های مدیریت الکترونیک منابع انسانی
مدیریت الکترونیکی منابع انسانی به طور گسترده توسط شرکت‌های پیشرو در سراسر جهان استفاده می‌شود و قلمروی استفاده از آن به تدریج در حال گسترش است.
استخدام الکترونیکی
امروزه استخدام آنلاین به فرایندی رایج و در دسترس تبدیل شده است. استخدام از طریق تبلیغات سنتی، رسانه‌های چاپی، کتابچه‌ها و مجلات، در حال حاضر با استخدام آنلاین جایگزین شده‌اند.
به عنوان مهم‌ترین جنبۀ انقلابی اینترنتی، استخدام آنلاین ساختار درونی، فرایندها و شایستگی‌های بسیاری از شرکت‌ها را تغییر داده است.
کلمات استخدام الکترونیکی، استخدام آنلاین، استخدام سایبری یا استخدام اینترنتی، همگی با هم مترادف‌اند و به معنی یافتن مرجعی آنلاین برای شغل اشاره دارند. انتشار آگهی‌های استخدامی، دریافت رزومه و ایجاد پایگاه دادۀ منابع انسانی با کاندیدها و کارفرمایان، بخش‌هایی از این فرایند هستند.
استخدام آنلاین، که به عنوان استخدام الکترونیکی نیز شناخته می‌شود، یکی از گرایش‌های جهانی برای کارکردهای منابع انسانی به شمار می‌رود. . این فرایند به یک موتور تعاملی پیچیده تبدیل شده است که توانایی خودکارسازی هر جنبه از فرایند استخدام را به صورت مجازی دارد. اینترنت می‌تواند انتخاب کارمندان را آسان کند؛ به خصوص در مواردی که بحث مسافت‌های طولانی در میان باشد.
استخدام الکترونیکی در چند سال گذشته به سرعت رشد کرده است و اکنون به طور گسترده توسط استخدام‌کنندگان و جویندگان کار در سراسر جهان استفاده می‌شود. اینترنت ثابت کرده است که ابزار قدرتمندی برای ارائه انواع مختلف خدمات مانند برنامه‌ریزی، ارزیابی، حقوقدهی و استخدام در منابع انسانی است. همۀ این فعالیت‌ها می‌تواند زیر چتر مدیران منابع انسانی اجرا شوند.
کاگیانو (1999) و بورک (2000) استدلال کرده‌اند که استخدام مبتنی بر اینترنت، جایگزین شیوه‌های سنتی در استخدام نخواهد شد. اما یک استراتژی استخدام الکترونیکی که به خوبی اجرا شود می‌تواند به موفقیت بیشتر در فرایند استخدام کمک کند. هوگلر (1998) این ایده را ارائه داده که کارفرمایان می‌توانند مشاغل را به صورت الکترونیکی تبلیغ کنند، رزومه‌ها را اسکن و ذخیره کنند، آزمایشاتی انجام دهند و با متقاضیان واجد شرایط تماس بگیرند. رساندن افراد به مشاغل مورد نظرشان با استفاده از قدرت اینترنت به خوبی امکان‌پذیر است.
مزایای استخدام آنلاین
جذب متقاضیان واجد شرایط، جست‌وجو میان رزومه‌ها، بررسی درخواست‌ها و انتخاب از طریق اینترنت، همگی از مزایای استخدام الکترونیکی هستند.
در استفاده از اینترنت به جای روش‌های استخدام سنتی، کارفرمایان و متقاضیان با مزایا و معایب خاصی مواجه خواهند شد. استخدام آنلاین و استفاده از فناوری‌های نوظهور، مزایای زیادی برای کارفرمایان مدرن دارد که برخی از آن‌ها در زیر ذکر شده است:
- این فرایند یافتن کاندیدها و فرصت‌های تجاری جدید را سریع‌تر، ارزان‌تر و کارآمدتر می‌کند.
- استخدام الکترونیکی، شرکت‌ها و جویندگان کار را قادر می‌سازد به‌روزتر و تعاملی‌تر عمل کنند.
- استخدام الکترونیکی اثربخشی فرایند استخدام را افزایش می‌دهد.
- برخی شاغلین هستند که به دنبال فرصت شغلی بهتری هستند. استخدام الکترونیکی برای یافتن این متقاضیان نیز مناسب است.
به طور خلاصه، مزیت‌های عمومی استخدام الکترونیکی عبارت‌اند از: زمان استخدام کوتاه‌تر، جذب افراد جویای کار منفعل، ارائه پوشش جهانی به صورت ثابت، فرصت پرداختن به بازارهای کاریِ خاص، دسترسی به طیف وسیع‌تری از متقاضیان، تصویر به‌روزتر، کیفیت پاسخگویی بهتر، هزینۀ کم، درخواست آسان‌تر برای کار، کاهش نامزدهای فاقد صلاحیت، فرصت‌های بیشتر برای شرکت‌های کوچک‌تر و کمتر شدن فعالیت‌های مداخله جویانه. این مزایا باعث می‌شوند کاندیدهای جوان و تحصیل‌کرده و با سواد کامپیوتری به موقعیت‌های شغلی علاقه نشان دهند.
معایب استخدام الکترونیکی
با این حال، استخدام الکترونیکی معایبی نیز دارد که عبارت‌اند از:
- بین کاربر آشنا با اینترنت و کاربر غریبه با اینترنت تبعیض قائل می‌شود.
- استخدام اینترنتی تأثیر متضادی بر اقلیت‌های قومی مختلف ایجاد می‌کند که منجر به محدودۀ جمعیتی محدود می‌شود.
- برای موقعیت‌های مدیریت ارشد نامناسب است.
- حجم عظیمی از کاندیدهای فاقد صلاحیت و با کیفیت پایین ثبت‌نام می‌کنند. (مثلاً یک میلیون نامزد در آزمون خدمات کشوری برای هزار شغل با هم رقابت می‌کنند.)
- هم کارمند و هم سازمان برای قضاوت در مورد اینکه آیا شخص خاصی مناسب شغل است مردد می‌شوند.
انتخاب الکترونیکی
انتخاب الکترونیکی زیرمجموعه‌ای از مدیریت منابع انسانی الکترونیک است که مربوط به پایان فرایند استخدام الکترونیکی می‌شود. گئوتال و استون (2005) انتخاب الکترونیکی را به عنوان فرایندی از تست‌های مبتنی بر وب، مصاحبه‌های چهره به چهره و پیشنهادهای شغلی تعریف می‌کنند.
اکثر سازمان‌ها برای تاب‌آوری بیشتر، کاهش هزینه‌ها و حداکثر استفاده از منابعشان از استخدام الکترونیکی استفاده می‌کنند. برای اجرای صحیح انتخاب الکترونیکی، برخی الزامات وجود دارد که عبارتند از: طراحیِ ابتدایی، طراحی مراحل پروژه، طراحی مراحل ارزیابی، پروتکلی برای اجرای آزمون و پروتکلی برای دادن بازخورد به نامزدها.
آموزش الکترونیکی/مبتنی بر وب
آموزش مبتنی بر وب (web-based training) که گاهی اوقات آموزش الکترونیکی (E-learning) نامیده می‌شود، دستورالعملی است که فراگیران با استفاده از آن می‌توانند در هر مکان و هر زمانی از طریق اینترنت یا اینترانت به آموزش مشغول شوند.
دو مدل اصلی آموزش مبتنی بر وب وجود دارد: هم‌زمان (به کمک مربی) و غیرهم‌زمان (خودآموز).
آموزش الکترونیکی می‌تواند با ترکیبی از روش‌های ثابت و روش‌های تعاملی اجرا شود.
روش‌های ثابت مانند: پرتال‌های یادگیری، صفحات هایپرلینک شده، آموزش با دوربین صفحه نمایش، پخش صوتی/تصویری و پخش زنده از طریق وب.
روش‌های تعاملی مانند: بحث‌های رشته‌ای، چت و کنفرانس ویدئویی.
آموزش مبتنی بر وب راه‌حلی عالی برای رفع نیازهای فراگیران به صورت مادام‌العمر است. چرا که بر حسب تقاضا در دسترس است، نیازی به طی کردن مسیر فیزیکی ندارد و مقرون به‌صرفه است. منتقدان خاطرنشان می‌کنند که آموزش مبتنی بر وب، پیشنهاد خوبی برای دانش‌آموزان مستقل و خودانگیخته است. با این حال مسائل فنی و نیاز برخی دانش‌پذیران به تماس انسانی، مفید بودن آن را در برخی موارد محدود می‌کند.
آموزش الکترونیکی شامل انواع مختلفی از رسانه‌ها است و در قالب متن، صدا، تصاویر، انیمیشن و ویدئو ارائه می‌شود. اپلیکیشن‌ها و فرایندهای فناورانۀ دیگر مانند صوت یا نوارهای ویدئویی، تلویزیون ماهواره‌ای و CD-ROM نیز در کنار اینترانت/اکسترانت محلی در یادگیری مبتنی بر کامپیوتر استفاده می‌شوند. آموزش از طریق اینترنت، هزینه‌های توزیع را تا صفر کاهش می‌دهد.
فناوری‌های مختلفی برای تسهیل آموزش الکترونیکی استفاده می‌شوند. بیشتر آموزش‌های الکترونیکی از ترکیب تکنیک‌هایی مانند وبلاگ، نرم‌افزارهای مشارکتی و کلاس‌های مجازی استفاده می‌کنند.
صدا
فناوری‌های جدید به معلمان کلاس‌ها و دیگر مربیان اجازه می‌دهد که از طریق اینترنت صدا را پخش کنند. همچنین سرویس‌های آنلاین زیادی برای پخش اینترنتی (Webcast) و پادکست وجود دارد که دانش‌آموزان و معلمان می‌توانند به صورت رایگان دانلود کنند.
کنفرانس ویدئویی
امری و شوبرت در تحقیقات خود مزایای ویدئو کنفرانس را برجسته کرده‌اند. آن‌ها استدلال می‌کنند که شرکت‌ها می‌توانند از ویدئو کنفرانس برای آموزش کارکنانی که از نظر جغرافیایی دور هستند، استفاده کنند.
ویدئو کنفرانس به افراد حاضر در یک مکان این امکان را می‌دهد که از طریق ترکیبی از تجهیزات صوتی و تصویری با مردم شهر یا کشور دیگر ارتباط زنده برقرار کنند. اینجا صفحه کلیدها (Keypads) هستند که امکان تعامل میان مخاطبین را فراهم می‌کنند.
وبلاگ‌نویسی
وبلاگ‌ها به مربیان و کارآموزان اجازه می‌دهند افکار، ایده‌ها و نظرات خود را در یک سایت منتشر کنند. وبلاگ‌نویسی شرایطی را فراهم می‌کند که دانش‌آموزان و مربیان افکار و نظرات خود را در مورد نظرات دیگران به اشتراک بگذارند و یک محیط یادگیری تعاملی ایجاد کنند.
آموزش الکترونیکی با اینکه معمولاً کاربر پسند است، اما باز هم محاسن و معایبی دارد. قابلیت خودآموزی، تعاملی بودن، سازگاری و سهولت به‌روزرسانی از ویژگی‌های این روش آموزش است. با این حال در برخی موارد ممکن است باعث اضطراب دانش‌آموز شود و نیاز به سرمایه‌گذاری اولیه و قابل‌توجهی داشته باشد. در مدیریت منابع انسانی الکترونیک، پشتیبانی مدیریت ارشد برای معرفی برنامۀ آموزش الکترونیکی ضروری است.
مدیریت الکترونیکی عملکرد
مدیریت الکترونیکی عملکرد (E-Performance Management) همان‌طور که از نامش پیداست، به مدیریت عملکرد با کمک سیستم‌های الکترونیکی اشاره دارد. این سیستم، به عنوان یک ابزار مبتنی بر وب، طراحی شده است تا بررسی عملکرد را آسان‌تر کند.
سیستم ارزیابی عملکرد آنلاین، یک برنامه نرم‌افزاری است که تکمیل ارزیابی عملکرد را به صورت آنلاین تسهیل می‌کند. این سیستم ممکن است در مدیریت منابع انسانی الکترونیک با یک ماژول «شرح موقعیت کارمند» ادغام شود و به مدیران کمک کند داده‌ها را از شرح موقعیت کارمند خارج کنند و در قسمت «ارزیابی» وارد کنند.
علاوه بر این، مدیریت الکترونیکی عملکرد می‌تواند به عنوان یک بایگانی تاریخی عمل کند. یعنی ارزیابی‌های گذشته را ذخیره کند و مقایسه بین ارزیابی‌ها در طول زمان را میسر کند. مزیت اصلی این سیستم‌ها دسترسی به داده‌ها در هر زمان و از هر رایانه است. فقط کافیست کاربران به اینترنت دسترسی داشته باشند. حالا دیگر گزارش‌های مرتبط با منابع انسانی می‌توانند با دقت، سهولت و سرعت بیشتری انجام شوند.
یک سیستم مدیریت الکترونیکی عملکرد که به صورت مؤثر اجرا شده باشد، می‌تواند نقش‌های بسیار مهمی در مدیریت عملکرد در یک سازمان ایفا کند:
- حصول اطمینان از اینکه کارکنان اهمیت مشارکت خود در اهداف و مقاصد سازمانی را درک می‌کنند.
- حصول اطمینان از اینکه هر یک از کارمندان آنچه از آن‌ها انتظار می‌رود را درک می‌کنند. یا اینکه آیا کارکنان از مهارت‌ها و پشتیبانی‌های لازم برای تحقق چنین انتظاراتی برخوردار هستند یا خیر.
- حصول اطمینان از همسویی یا پیوند مناسب اهداف و تسهیل ارتباطات مؤثر در سراسر سازمان.
- ایجاد رابطه صمیمانه و هماهنگ میان یک کارمند و مدیر بر اساس اعتماد و توانمندسازی.
یک سیستم مدیریت الکترونیکی عملکرد که به طور مؤثر پیاده‌سازی شده باشد می‌تواند به چندین روش برای سازمان، مدیران و کارکنان مفید باشد.
مزایای سازمانی
سیستم مدیریت الکترونیکی عملکرد می‌تواند موجب بهبود عملکرد سازمانی، بهبود بهره‌وری، غلبه بر موانع ارتباطی، پاسخگویی روشن و افزایش وفاداری و حفظ کارکنان شود.
مزایای مدیریتی
مدیران می‌توانند در مورد عملکرد بازخورد فوری دریافت کنند و عملکرد تک‌تک کارمندان را بررسی کنند. با این اوصاف، نیازی به بازنویسی سالانۀ قراردادهای عملکرد نیست. چرا که آن‌ها به سادگی می‌توانند سند دوره‌های قبلی را ویرایش و آپلود کنند. همچنین ملزومات توسعه نیز به طور خودکار به نقشه توسعه فردی وارد می‌شوند.
مزایای کارمندی
شفاف‌سازی انتظارات کارکنان، فرصت‌های خودارزیابی، شفاف‌سازی مسئولیت‌های شغلی و کمک به بهبود عملکرد، مشخص کردن مسیرهای شغلی و ارتقای رضایت شغلی، از مزایای سیستم مدیریت الکترونیکی عملکرد برای کارمندان است.
حقوق‌دهیِ الکترونیکی
سیستم حقوق‌دهیِ الکترونیکی، یک رویکرد مبتنی بر وب است که با کمک مجموعه‌ای از ابزارها سازمان را قادر می‌سازد داده‌ها و اطلاعات مربوط به حقوق را جمع‌آوری، ذخیره، ویرایش، تجزیه و تحلیل، استفاده و توزیع کند.
بر خلاف نرم‌افزارهای حقوقدهی قبلی، ابزارهای الکترونیکی جدید، مبتنی بر وب هستند و از هر سیستمی قابلیت دسترسی دارند.
این قابلیت، امکان دسترسی به دیگر نرم‌افزارهای حقوقدهی الکترونیکی را فراهم می‌کند. به این ترتیب، کاربران می‌توانند از هر نقطه روی زمین، با استفاده از مرورگر اینترنت به پایگاه‌های داده و ابزارهای تحلیلی دیگر متصل شوند.
ابزارهای الکترونیکی حقوق می‌توانند برای رویارویی با چالش‌هایی مثل مدیریت و حفظ عدالت همه‌جانبه در طراحی برنامه پرداخت مفید باشند. همچنین برای همسوسازی سیستم‌های حقوق با مدیریت استراتژیک سازمان، کمک‌حالِ مدیران منابع انسانی باشند.
پرداخت اضافه‌کاری یکی از وظایف مدیریت حقوق در منابع انسانی است. مشخص است که اینجا نیز ورود فناوری الکترونیک به وظایف منابع انسانی، منجر به کنترل بهتر و صرفه‌جویی در هزینه‌ها شده است.
بیومتریک (Biometric) جدیدترین فناوری الکترونیکی برای کنترل دقیق حضور و غیاب کارمندان بدون خطا یا تقلب است. بیومتریک انگشت انسان را اسکن می‌کند و به عنوان مدرک حضور او برای همیشه ذخیره می‌کند.
بسیاری از شرکت‌ها مدیریت حضور و غیاب را به بیومتریک واگذار می‌کنند تا حضور و غیاب و زمانِ ورود و خروج را کنترل کنند. با این ابزار می‌توان مدت زمان ماندن کارمند در محل کار را دقیقاً زیر نظر گرفت. به این ترتیب می‌توان برای کل ساعات کاری او حقوق مناسبی پرداخت کرد.
بیومتریک نقش بسیار مهمی در مدیریت زمان کار کارکنان ایفا می‌کند. این سیستم در کنار مدیریت حقوق، سبب صرفه‌جویی در هزینه‌ها و بهبود نظم سازمانی می‌شود.
لپاک (2009) سه راه کلیدی را نام می‌برد که ابزارهای حقوق‌دهیِ الکترونیکی می‌توانند به متخصصان مدیریت منابع انسانی در یک محیط پویا و رقابتی کمک کنند:
- افزایش دسترسی به اطلاعات حیاتی مربوط به حقوق (به عنوان مثال: پایگاه‌های اطلاعاتی مدیریت دانش، بهترین عادت‌های داخلی و خارجی، تدبیر عدالت فردی، اطلاعات رقابتی) صرفاً بر اساس نیاز، بدون نیاز به کارمندان اختصاصی و زیرساخت‌های پیشرفته فناوری اطلاعات
- امکان دسترسی شبانه‌روزی به اطلاعات معنادار حقوق برای مدیران و کارمندان در سراسر شرکت که باعث می‌شود اطلاعات مهم حقوقی همواره برای تصمیم‌گیری بهتر در دسترس باشند.
- وظایف بوروکراتیک دست‌وپاگیر از طریق بررسی گردش کار و پردازش اطلاعات در لحظه، ساده‌تر می‌شوند. از این طریق می‌توان بهره‌وری متخصصان منابع انسانی را افزایش داد. سیستم‌های پاداش همچنین به مدیران این امکان را می‌دهد بودجه‌ها را توسعه دهند، تأثیر سیستم‌های تشویقی را الگوبرداری کنند و از عدالت در تصمیمات تخصیص حقوق و دستمزد اطمینان حاصل کنند.
به عنوان مثال، چنین سیستم‌هایی به مدیران امکان دسترسی به داده‌های حقوق و دستمزد را می‌دهند. سیستم‌هایی که می‌توانند برای بودجه‌بندی و مدل‌سازی هزینه‌های تشویقی استفاده شوند. هزینه‌هایی که خود ممکن است اجزای مختلفی مانند تقسیم سود، افزایش استحقاق و گزینه‌های مربوط به سهام را در خود داشته باشند.
علاوه بر این، این سیستم‌ها را می‌توان به سیستم‌های مدیریت عملکرد الکترونیکی متصل کرد و از این طریق اطمینان حاصل کرد که افزایش دستمزد حتماً بر اساس عملکرد کارکنان باشد.
جمع بندی
مدیریت منابع انسانی الکترونیک یا e-HRM ابزاری مبتنی بر وب برای خودکارسازی و پشتیبانی از فرایندهای منابع انسانی است. پیاده‌سازی e-HRM فرصتی برای محول کردن وظیفۀ ورود داده‌ها به کارمندان است. مدیریت الکترونیکی منابع انسانی استفاده از بازار منابع انسانی را آسان‌تر می‌کند و خدمات شخصی بیشتری را به کارکنان ارائه می‌دهد. در واقع این سیستم یک راه‌حل پیشرفتۀ تجاری است که با پشتیبانی همه‌جانبه آنلاین، به مدیریت کلیه فرایندها، فعالیت‌ها، داده‌ها و اطلاعات مورد نیاز منابع انسانی در یک شرکت مدرن می‌پردازد.
مدیریت منابع انسانی الکترونیکی ابزاری کارآمد، قابل اعتماد و آسان است که برای گروه وسیعی از کاربران مختلف قابل استفاده است. e-HRM با استفاده از کانال‌های مبتنی بر فناوری وب، برای اجرای صحیح استراتژی‌ها، سیاست‌ها و شیوه‌های منابع انسانی در سازمان‌ها بستری مناسب می‌آفریند.
این سیستم تمام جنبه‌های مدیریت منابع انسانی مانند مدیریت پرسنل، آموزش و پرورش، توسعه شغلی، سازمان‌دهیِ شرکت، شرح شغل، فرایند استخدام، صفحات شخصی کارمندان و مصاحبه‌های سالانه با کارمندان را پوشش می‌دهد. بنابراین می‌توان گفت مدیریت منابع انسانی الکترونیک، راهی برای اجرای صحیح مدیریت منابع انسانی است.
