فهرست مطالب
با افزایش 23 درصدی استعفای شغلی نسبت به قبل از کرونا، بسیاری از سازمان‌ها با کمبود کارمند مواجه هستند. معمولاً وقتی تعدادی از کارمندان استعفا می‌دهند، حجم کاری آن‌ها بین کارمندان باقی‌مانده توزیع می‌شود. چنین مواقعی مدیران برای مدیریت تیم خود، حجم کار اضافی را تقسیم می‌کنند و انتظار دارند همه چیز مثل قبل عالی پیش برود. اما همیشه همه چیز طبق انتظارت مدیران پیش نمی‌رود…
چالشی به نام کمبود نیروی انسانی
طبق آمار، این روزها به طور متوسط دپارتمان‌های 50 نفره به دپارتمان‌های 35 نفره و تیم‌های 10 نفره به تیم‌های هفت نفره تبدیل می‌شوند. در چنین شرایطی، توزیع مجدد حجم کار یک چالش بزرگ به نظر می‌رسد.
علاوه بر توزیع مجدد کار، چندین راه حل رایج برای کمبود نیروی انسانی وجود دارد. استخدام کارمندان جایگزین و برون‌سپاری وظایف یکی از این پیشنهادهاست. اما بسیاری از مدیران متوجه می‌شوند که این راه‌حل‌های معمولی کافی نیستند و به استراتژی‌های دیگر نیاز است.
ما سه استراتژی مؤثر برای مدیریت تیم پروژه با تعداد افراد کم معرفی کرده‌ایم تا در چنین مواقع حساسی از مشکلات شما کاسته شود و با بهره‌وری بیشتر، همچنان شاهد توسعه کسب و کار خود باشید. ببینیم مدیران موفق در چنین شرایطی چه کار می‌کنند!
1-در تقویم پروژه تجدیدنظر کنید.
یکی از سریع‌ترین راه‌ها برای تبدیل افراد با عملکرد بالا به افراد با عملکرد پایین این است که در یک زمان روی پروژه‌های مختلف کار کنند. این کار باعث می‌شود افراد هیچ زمانی برای فکر کردن عمیق نداشته باشند.
اختلال در مسئولیت‌های شغلی، عدم توجه به مدیریت زمان، تقویم‌های هفتگی شلوغ، یک تیم ناامید و نتایج ضعیف، از عواقب خوب نچیدن تقویم پروژه است.
در مواقع حساس، اولویت‌بندی پروژه‌ها و به تعویق انداختن کارها تا جای ممکن کاملاً حرفه‌ای و طبق اصول مدیریت تیم است.
آیا شرکت نرم‌افزاری شما واقعاً نیاز به ارتقاء ماهانه دارد؟ یا می‌توانید فعلاً به صورت دو ماه یکبار سیستم خود را ارتقا دهید؟ طبیعی است آنچه را که نمی‌توانید به تعویق بیندازید، باید سریع‌تر انجام دهید.
به طور کلی برای مدیریت تیم کاری باید تقویم زمانی خود را به صورت استراتژیک‌تر و با دقت بیشتری برنامه‌ریزی کنید. به یاد داشته باشید که مدیریت تیم یعنی تلاش کارمندان را روی امور مهم‌تر متمرکز کنید و به آن‌ها کمک کنید در کاری که انجام می‌دهند بهترین باشند.
2-نیازهای اصلی مشتری را اولویت‌بندی کنید.
متخصصین مشاوره مدیریت که طرز فکر سنتی‌تری دارند، بر این عقیده‌اند که برای به حداقل رساندن ریسک و قوی‌تر کردن کسب و کار باید مجموعه‌ای متنوع از مشتریان و محصولات داشته باشیم.
در واقع آن‌ها تمرکز روی چند مشتری محدود اما بزرگ را به طور بالقوه‌ای خطرناک می‌دانند. با این حال، مدیریت تیم مدرن معتقد است وقتی در موقعیتی باشیم که مدیریت کل پایگاه مشتریان امکان‌پذیر نباشد، مجبوریم روی تعداد مشتری کمتری تمرکز کنیم.
این موضوع در صنایعی مانند سرمایه‌گذاری، بیمه و مراقبت‌های بهداشتی به خوبی دیده می‌شود. جایی که تعداد مشتریان یا بیمارانی که یک کارمند باید مدیریت کند به طور قابل توجهی افزایش یافته است. این تعداد گاهی اوقات حتی دو برابر یا سه برابر بیشتر از چند سال قبل است.
به طور متوسط، یک مدیر دارایی که در یک شرکت خدمات مالی چندملیتی کار می‌کند، دو سال پیش انتظار می‌رفت با حدود 60 مشتری در هفته تماس بگیرد. اما حالا 246 مشتری در هفته دارد! یعنی برای هر مشتری فقط 10 دقیقه زمان دارد؛ بدون اینکه وقتی برای ملاقات با مشتریان جدید یا انجام تحقیقات بازار باقی بماند!
اگر یک کارمند ساعت‌های طولانی مشغول به کار باشد، بدیهی است که تحت این فشار شدید نمی‌تواند خدمات مناسبی به مشتری بدهد. این مسئله به یکی از دغدغه‌های اصلی مدیریت تیم تبدیل خواهد شد.
گاهی اوقات اولویت دادن به تعدادی از مشتریان مستلزم چشم‌پوشی از مشتریان دیگر است. اما هنوز هم می‌توان کارهایی برای بهبود شرایط انجام داد.
به عنوان مثال، آیا هر مشتری واقعاً هر هفته به یک تماس تلفنی شخصی نیاز دارد یا ممکن است کارش با تماس‌های ماهانه همراه با ایمیل‌های هفتگی راه بیفتد؟
ببینید آیا می‌توانید با استفاده از الگوریتم‌های نرم‌افزاری یا با یک مرتب‌سازی و فیلتر کردن گروهی ساده در اکسل، مشتریان را اولویت‌بندی کنید؟
یکی از وظایف اصلی در مدیریت تیم پروژه، کاهش حجم کاری کارکنان و حفظ پایگاه مشتری به صورت هم‌زمان است. در غیر این صورت، شاهد این خواهید بود که روی کارکنان فشار زیادی تحمیل خواهد شد و مشتریان نیز تجربۀ دلپذیری نخواهند داشت.
اینجا باید مشتریان خود را اولویت‌بندی کنید و حتی شاید لازم باشد برای مدتی از چند مشتری خود چشم‌پوشی کنید.
3-شاید لازم باشد تغییراتی ایجاد کنید.
همواره به دنبال تغییراتی باشید که می‌توانند به طور قابل توجهی کار روزانۀ کارکنان را بهبود ببخشند.
به عنوان مثال، ببینید آیا راه‌هایی برای خودکارسازی ورود داده‌ها وجود دارد؟ راه‌هایی مثل تبدیل فرم‌های کاغذی به فرم‌های الکترونیکی که مشتریان خودشان پر می‌کنند.
آیا آموزش چند فرمول به کارمندان در اکسل یا ایجاد الگوهای گزارش می‌تواند باعث صرفه‌جویی در ساعت‌های کاری و حذف محاسبات دستی شود؟ آیا می‌توان برای صرفه‌جویی در ساعات اجرای پروژه و بهبود مدیریت تیم از یک پایگاه دادۀ مشترک برای دسترسی به اسناد مهم استفاده کنید؟
از طرف دیگر، اگر کارهای کم‌تکرار مثل گزارش‌های مالی سالانه باعث کاهش کارایی کارمندان شما می‌شود، بکوشید از اولویت این کارها کم کنید یا وظیفه را بین چند کارمند تقسیم کنید.
خیلی وقت‌ها برای مدیریت تیم لازم است از مشاوران خارجی یا منابع انسانی برون‌سازمانی استفاده کنید تا از خستگی بیش از حد نیروی کار خود جلوگیری کنید.
اگرچه سرمایه‌گذاری در بهبود فرایندها ممکن است گران باشد، اما احتمالاً بسیار ارزان‌تر از استخدام، آموزش و مدیریت کارکنان جدید است.
توجه به بهترین شیوه‌های مدیریت تیم در شرایط بحرانی همواره در پروژه‌های شرکت «مدیریت توسعه ایده خلاق ایرانیان» مدنظر بوده است. برای بازدید از پروژه‌های این شرکت در حوزۀ توسعه کسب‌وکار به این صفحه مراجعه کنید.
جمع‌بندی
امروزه به دلیل کمبود نیروی انسانی، بار کاری بسیاری از کارمندان بیشتر شده است. همین موضوع باعث شده مدیریت تیم در چنین شرایطی بسیار سخت‌تر از قبل شود. ما در این مقاله وظایف مدیر تیم در شرایط کنونی را بررسی کردیم و گفتیم با اجرای تغییراتی برای بهبود فرایند، اولویت‌بندی مشتریان، محول کردن وظایف مهم‌تر به کارمندان و عدم تمرکز هم‌زمان روی چندین پروژه، می‌توان از سختی کار کم کرد و بهره‌وری را افزایش داد.
