فهرست مطالب
همۀ ما با چنین مواردی مواجه شده‌ایم: کارهایی که در آخرین لحظه انجام می‌شوند، دیر انجام می‌شوند یا حتی فراموش می‌شوند و اصلاً انجام نمی‌شوند! عدم پاسخ به ایمیل یا پاسخ در زمان‌های عجیب و غریب مثل دو نیمه‌شب یا تأخیر در رسیدن به جلسات و… چرا چنین اتفاقاتی می‌افتند؟ آیا مدیریت زمان این‌قدر سخت است؟
بسیاری از افراد در عصر مدرن با مدیریت زمان دست و پنجه نرم می‌کنند. به عنوان یک مدیر، دانستن نحوۀ رسیدگی به این مسئله می‌تواند چالش‌برانگیز باشد.
از یک طرف، برای انجام کارها به کارمندان خود نیاز دارید و نمی‌توانید به همین راحتی کنارشان بگذارید. از طرف دیگر طبیعتاً از این رفتار آنها ناراحت می‌شوید و مدام به دنبال راه‌حلی برای برطرف کردن این مشکل هستید.
در هر صورت، خواستۀ اصلی شما این است که توانایی‌ها و مهارت‌های تیم خود را توسعه دهید. ممکن است افراد واقعاً باهوشی داشته باشید که می‌دانید فقط با مدیریت زمان می‌توانند پتانسیل حقیقی خود را به نمایش بگذارند.
امروزه خیلی از روان‌شناسان هر روز با افرادی صحبت می‌کنند که در زمینۀ مدیریت زمان مشکل دارند. خوشبختانه روان‌شناسان می‌دانند مغز آنها چگونه کار می‌کند و از همین طریق به آنها کمک می‌کنند به سطوح بالاتری از بهره‌وری برسند.
اگر مدیری هستید که مطمئن نیستید چگونه به کارمندان خود دربارۀ مدیریت زمان پروژه کمک کنید، ما اینجا چند قدم عملی را ذکر کرده‌ایم که می‌توانید از همین امروز برای بهبود وضعیت اجرا کنید.
احساسات خود را بپذیرید.
اگر برای مدت طولانی با اشخاصی که در مدیریت زمان مشکل دارند سروکله زده باشید، احتمالاً طیف وسیعی از احساسات را تجربه کرده‌اید. خیلی وقت‌ها به شکلی خفیف عصبانی شده‌اید و خیلی وقت‌ها هم جوش آورده‌اید!
احساسات شما بسته به شدت مشکلات پیش آمده، خطراتی که با آنها درگیر شدید، شخصیت شما و انتظارات و سطح استرس شما متفاوت خواهد بود.
قبل از اینکه به کارمند خود در مورد مدیریت زمان تذکری بدهید، احساسات خود را بپذیرید. هر چیزی که به آن فکر می‌کنید یا هر احساسی که دارید را روی کاغذ بنویسید. افکار خام و خشم‌آلود خود را (از طریق ایمیل یا …) با کارمند خود در میان نگذارید. برای این که از وضعیت درونی خود آگاه شوید و آرامش خود را حفظ کنید، حتماً از تمرین نوشتن استفاده کنید.
آنچه که احساس می‌کنید را به تنهایی یا همراه با یک فرد قابل اعتماد ارزیابی کنید و صادقانه به آن حس نگاه کنید.
از خودتان بپرسید چرا این‌قدر ناراحت هستم؟ چه حسی دارم؟ ترس؟ خشم؟ فشار؟ خجالت؟ آیا این حس غیر قابل کنترل است؟ چطور می‌توانم قبل از هر اقدامی، حس خودم را نسبت به این شخص کنترل کنم؟
این فرایند به شما کمک می‌کند قبل از تذکر دادن، از شر احساسات منفی راحت شوید. اگر این‌گونه عمل کنید، در تذکر خود خشن نخواهید بود و به عواطف کارمند آسیب نمی‌زنید. کار شما به عنوان یک مدیر این است که برای افراد مفید باشید، نه اینکه به آنها آسیب بزنید.
سهم خودتان را ارزیابی کنید.
ممکن است کارمند شما مهارت‌های کنترل زمان ضعیفی داشته باشد.
اما آیا تا کنون به این فکر کرده‌اید که مهارت‌های مدیریت زمان خودتان در چه وضعیتی است؟ خود شما به عنوان یک مدیر چقدر در ایجاد این مشکل سهیم بوده‌اید؟
اگر همیشه ایمیل‌ها را در لحظۀ آخر ارسال می‌کنید، کارمندان خود را به شکلی واضح جهت‌دهی نمی‌کنید، از تعیین اولویت‌ها امتناع می‌ورزید و هیچ سیستمی برای پیگیری ندارید، در این صورت اقدامات شما می‌تواند در به وجود آمدن چنین موقعیتی نقش داشته باشد.
یک نکتۀ مهم، اگر انتظار دارید کارمندانتان دائماً از طریق ایمیل، چت یا کانال‌های دیگر در دسترس باشند، یعنی حد و مرزی را برای تکمیل کار تعیین نکرده‌اید.
وقتی چارچوبی برای انجام کارها مشخص نشود، کارمند احساس می‌کند در محیطی کاملاً آزاد فعالیت می‌کند و حتی ممکن است به دلیل این بی‌نظمی از کارش استعفا دهد. در این شرایط خود شما تا حد زیادی مقصر مشکلات مدیریت زمان در کسب و کار هستید.
قبل از تذکر دادن به کارمند، با شناسایی چنین مسائلی می‌توانید بفهمید کجا می‌توانستید بهتر عمل کنید و نکردید.
موقعیت‌هایی که بیشترین استرس را دارند مشخص کنید.
معمولاً در پروژه‌های مختلف فقط چند موقعیت وجود دارد که بیشترین اهمیت را دارند. وقتی این کارها انجام می‌شوند، استرس شما به طرز چشمگیری کاهش می‌یابد. حتی اگر قسمت‌های دیگر زمان بیشتری ببرند.
با مشخص کردن مهم‌ترین نیازهایتان، استرس کمتری احساس می‌کنید و حتی اگر کل پروژه انجام نشده باشد، از رفتارهای شتاب‌زده و برخوردهای خشن از جانب شما جلوگیری می‌شود.
دربارۀ مشکلاتی که با کمبود مدیریت زمان ایجاد شده فکر کنید.
آیا آنچه را که برای جلسات مهم نیاز دارید هنوز به دستتان نرسیده است؟ آیا همیشه مجبور می‌شوید در لحظۀ آخر مسائل مهم را مرور کنید؟
آیا اقدامات کارمندانی که در مورد مدیریت زمان ضعف دارند برای شما وقت یا هزینۀ زیادی دارد؟ آیا با حضور آنها در شرکت خود احساس اضطراب می‌کنید؟ هنگامی که پاسخ این سؤالات را دریابید، می‌دانید در تذکرات خود دقیقاً باید روی چه نکاتی تمرکز کنید.
آنچه را که نیاز دارید بیان کنید.
هنگامی که دقیقاً فهمیدید چه چیزی شما را آزار می‌دهد، با آرامش کامل آنچه را که نیاز دارید بیان کنید.
ممکن است وسوسه شوید تمام خشم و ناامیدی خود را برای کارمندتان بنویسید. یا خودتان را خالی کنید و در مورد استرسی که برای شما ایجاد کرده و مشکلاتی که داشته بنویسید. اما دست نگه دارید.
این رویکرد خشن معمولاً نتیجه معکوس خواهد داشت و اصلاً به سود شما نخواهد بود.
کارمندان شدیداً تحت تأثیر عصبانیت شما قرار می‌گیرند و ممکن است حالت دفاعی یا هجومی پیدا کنند. پس چند نفس عمیق بکشید و به این فکر کنید که این موضوع شاید تقصیر خودشان نباشد. آنها حتماً با یک تذکر هوشمندانه خودشان را اصلاح خواهند کرد و به شیوۀ ایده‌ال کاری شما بازخواهند گشت.
بیشتر بخوانید: چگونه کارهایمان را به تعویق نیندازیم؟
برای کمک به مدیریت زمان کارمندان، به آنها کمک کنید.
در برخی شرایط، صرفاً تذکر دادن در مورد نیازهایتان می‌تواند وضعیت را بهتر کند. اما خیلی وقت‌ها برای کمک به پیشرفت کارها باید زحمت بیشتری بکشید.
برای شروع باید خودتان دست به کار شوید و قدم‌هایی را برای اصلاح فرهنگ مدیریت زمان در شرکت خود بردارید. وقتی خودتان آستین‌ها را بالا می‌زنید و سعی می‌کنید آن ساختار ایده‌ال را به شرکتتان بدهید، تفاوت عمده‌ای در شرایط ایجاد خواهد شد.
این اقدامات پیشنهادهای خوبی برای شروع هستند:
- همین‌طور که به پارامتر زمان دقت می‌کنید در کنار افراد کار کنید تا آنها کار منظم را در اولویت قرار دهند.
- از جزئیات مهم کارتان با افراد صحبت کنید تا کمتر آنها را فراموش کنند.
- نقاط عطف فرایند شغلی را توضیح دهید. همان مواردی که اهمیت زیادی برای شما دارند.
- خودتان بعضی کارها را در قالب یکسری جلسات منظم در کنار کارمندان انجام دهید.
- از کارمندان بخواهید به طور روزانه در مورد آنچه که قبلاً برنامه‌ریزی کرده‌اند و آنچه که در واقعیت انجام داده‌اند گزارشی تهیه کنند و به شما ارائه دهند.
قدر پیشرفت‌ها را بدانید.
هنگامی که متوجه حرکت در جهت درست می‌شوید قدردانی خود را نشان دهید.
ممکن است نگران این باشید که وقتی کارمندان هنوز همۀ کارها را انجام نداده‌اند، دادن بازخورد مثبت خیلی سریع باعث سستی آنها شود. اما معمولاً برعکس است. بازخورد مثبت به ایجاد اعتماد به نفس، مثبت بودن و انگیزه آنها کمک می‌کند و می‌تواند آنها را به سمت نتایج بهتر سوق دهد.
افزایش احساسات منفی در مورد کار افراد معمولاً باعث تأخیر بیشتر می‌شود.
بیشتر بخوانید: دورکاری؛ دری به سوی رویکرد جدید در استخدام
از دیگران کمک بگیرید.
گاهی اوقات هرچقدر تلاش می‌کنید، نمی‌توانید تذکر مستقیم و آرام بدهید. یا ممکن است تذکر شما منجر به دلخوری کارمند یا کارمندانتان شود.
در چنین شرایطی می‌توانید کارمند خود را با منابع آموزشی خارجی مرتبط کنید. مراکز مشاوره مدیریت می‌توانند تأثیر مثبت چشمگیری داشته باشند. خیلی وقت‌ها یک مربی داخلی یا خارجی می‌تواند به کارمندان شما در توسعۀ مهارت‌هایشان کمک کند.
شرکت «مدیریت توسعه ایده خلاق ایرانیان» همواره در پروژه‌های مشاورۀ خود به این بحث توجه زیادی داشته است. برای بازدید از پروژه‌های این شرکت در حوزۀ توسعه کسب‌وکار به این صفحه مراجعه کنید.
جمع‌بندی
اگر قصد دارید بر چالش‌های مدیریت زمان غلبه کنید، حتماً به توصیه‌های ذکر شده در این مقاله عمل کنید. از این طریق، به کارمندان خود از نظر عاطفی ضربه نمی‌زنید و آنها را ناامید نمی‌کنید. اگر از نظر روحی به کارمندان خود آسیب بزنید، ارتباطات و اقدامات آیندۀ شما تحت تأثیر قرار می‌گیرد. اما با غلبه بر خشمتان و انتقال پیام‌های هوشمندانه، می‌توانید مهارت‌های مدیریت زمان کارمندان را بهبود ببخشید و شاهد افزایش بهره‌وری آنها باشید.
