فهرست مطالب
روش کار ما انسان‌ها به طور دائم در حال تغییر است. به عنوان مثال، همه‌گیری کرونا، بسیاری از سازمان‌ها را مجبور کرد تا برای مدت نامشخصی به سمت دورکاری بروند. البته باید این را مدنظر داشته باشیم که تغییر چشم‌انداز محل انجام کار به رویدادهای فاجعه‌باری مثل شیوع کرونا محدود نمی‌شود. امروزه بسیاری از شرکت‌ها از ساختار اداری سنتی به فضاهای کار اشتراکی روی آورده‌اند. ما در این مقاله قصد داریم این را بررسی کنیم که فضای کار اشتراکی چیست و این فضاها چه مزایا و معایبی دارند.
فضای کار اشتراکی چیست؟
وقتی کسی به فضای کار اشتراکی فکر می‌کند، معمولاً یاد استارت‌آپ‌ها و فریلنسرها می‌افتد. این فضاها اغلب به عنوان جایگزین برای کار در کافی‌شاپ‌ها یا خانه استفاده می‌شوند.
به طور کلی اگر بخواهیم بگوییم فضای کار اشتراکی چیست، می‌توانیم بگوییم فضایی است که در آن امکانات اولیه مربوط به انجام کار برای یک کارمند مستقل وجود دارد.
به عنوان مثال، این مکان می‌تواند فضایی باشد که بسیاری از افراد غیرمرتبط در آن فعالیت می‌کنند و هرکدام به یک میز اختصاصی یا مشترک دسترسی دارند.
اما ویژگی متمایز یک فضای کار اشتراکی چیست؟ یک پاسخ خوب این است که فضاهای کاری مشترک ساختار رسمی‌تری نسبت به یک کافی‌شاپ دارند. درست مانند ساختار یک دفتر اداری، اقلام اولیه برای کار مانند میز و صندلی و کامپیوتر در این فضاها وجود دارد.
فضای کار اشتراکی اغلب شامل اتاق جلسه، اتاق چاپ، کافه تریا و سایر امکانات لازم برای کار دلپذیر است. حتی اتاق‌ها یا سالن‌های اختصاصی هم در برخی از این مراکز وجود دارد تا شرکت‌ها آن‌ها را رزرو کنند.
توجه به مزایای فضاهای کار اشتراکی همواره در پروژه‌های شرکت «مدیریت توسعه ایده خلاق ایرانیان» مدنظر بوده است. برای بازدید از پروژه‌های این شرکت در حوزۀ توسعه کسب‌وکار به این صفحه مراجعه کنید.
تفاوت دفاتر مشترک با فضای کاری مشترک چیست؟
فضاهای کاری مشترک (Shared Workspaces) را می‌توان به عنوان نسخه‌ای غنی و ساختاریافته از فضاهای کاری باز (Open Workspaces) در نظر گرفت که هرکسی می‌تواند به آن ملحق شود.
اما دفاتر اداری مشترک را می‌توان به عنوان مراکز تجاری در نظر گرفت. برای مثال، یک کسب و کار ممکن است چندین دفتر مختلف جدا از هم را در یک ساختمان اجاره کند و هر دفتر را به شرکت‌های مختلف اجاره دهد. دفاتر مشترک از نظر ماهیت و مکان فیزیکی کوچک‌تر هستند و برای استارت‌آپ‌ها مناسب‌اند.
مزایای فضای کار اشتراکی
در ادامه قصد داریم این را بررسی کنیم که مزایای فضای کار اشتراکی چیست و آیا فضای کار اشتراکی راندمان کار را بالاتر می‌برد.
همکاری
یکی از بزرگ‌ترین مزایای فضاهای کار اشتراکی تمرکز بر ایجاد یک جامعۀ قوی است. از آنجایی که بسیاری از اعضای این فضاها عضوی از تیم‌های بزرگ‌تر نیستند، به دنبال فضاهای کار مشترک هستند تا حس اجتماعی خود را تقویت کنند و خانوادۀ اداری خود را پیدا کنند.
به همین دلیل، معمولاً فضاهای کار مشترک رویدادها و جلسات آموزشی منحصربه‌فرد را برای تقویت شبکه و همکاری برگزار می‌کنند. این مزیت، قابلیت مدیریت تیم را نیز تقویت می‌کند.
بیشتر بخوانید: 3 استراتژی موثر مدیریت تیم برای تیم‌های کوچک
چیدمان انعطاف‌پذیر
خیلی از افرادی که می‌خواهند بدانند منظور از راحتی در فضای کار اشتراکی چیست باید به این نکته توجه ویژه‌ای داشته باشند. این فضاهای کاری دارای اتاق‌های مختلف هستند و این یعنی گزینه‌های زیادی برای کار در مکان‌های مختلف مانند کاناپه، میز یا کافه تریا وجود دارد. معمولاً هیچ محدودیتی در این فضاها وجود ندارد و این به افراد امکان می‌دهد راحت باشند و در صورت نیاز چیدمان کاری خود را عوض کنند.
اتاق‌های طوفان فکری
فضای کار مشترک اتاق‌های خاصی را به فریلنسرها و گروه‌های خلاق ارائه می‌دهند. این اتاق‌های منحصربه‌فرد تخته‌ای برای نوشتن دارند و گروه می‌تواند دور یک میز بزرگ جمع شود تا به خوبی به یک چالش فکر کند و همفکری داشته باشد.
اتاق‌های مخصوص جلسه
اتاق‌های جلسه با امکاناتی مانند عایق صدا و ویدئو پروژکتور در فضاهای کاری مشترک یافت می‌شوند. معمولاً اگر کسی سعی کند چنین اتاق‌هایی را شخصاً بخرد، خواهد دید که چنین امکاناتی واقعاً گران تمام می‌شود.
خدمات پستی تجاری
اکثر فضاهای کاری مشترک به کاربران اجازه می‌دهند تا از آدرس آن‌ها برای فعالیت‌های پستی استفاده کنند.
کافه تریا و آشپزخانه اختصاصی
اگر هنوز هم به دنبال این هستید که بدانید مزایای فضای کار اشتراکی چیست می‌توانید به این نکته توجه ویژه‌ای داشته باشید. این فضاها علاوه بر بوفه و آشپزخانۀ عمومی، نسخۀ شخصی اینها را هم دارند تا بتوانید غذا یا قهوۀ خاص خودتان را درست کنید.
اتاق تلفن و اتاق خواب
اخیراً فضاهای کاری مشترک اتاق‌های خاصی برای یک چرت زدن کوتاه یا تماس تلفنی ارائه می‌کنند.
مزایای فضای اداری مشترک
دفاتر اداری مشترک نیز مزایای منحصر به فردی دارند:
حواس‌پرتی کمتر
دفاتر اداری مشترک جزیره‌ای هستند و معمولاً خبری از صدای ترافیک و مکالمه با تلفن در اطراف شنیده نمی‌شود.
نزدیکی به مشاغل مشابه
فضاهای اداری مشترک معمولاً کنار مشاغلی در همان حوزۀ صنعتی جمع می‌شوند. اکثر دفاتر اداری مشترک در زمینه‌هایی مانند فناوری یا بانکداری فعالیت می‌کنند.
این قابلیت برای استارت‌آپ‌ها خیلی می‌تواند سودمند باشد. چراکه در کنار افرادی قرار می‌گیرند که در همان زمینه کار می‌کنند و حس رقابت سالم و نوآوری در آن‌ها تقویت می‌شود. در ضمن، در این فضاها می‌توانید روش مدیریت مدیران موفق را ببینید.
خدمات تجاری رسمی
فضاهای اداری مشترک با دسترسی به خطوط تلفن و صندوق پستی اختصاصی، نوعی آدرس رسمی را فراهم می‌کنند که هر کسب‌وکاری برای پیشرفت به آن نیاز دارد.
مزایای کلی این فضاهای اشتراکی
مقرون‌به‌صرفه بودن
در مقایسه با اجارۀ فضای اداری اختصاصی، این فضاها معمولاً بسته به تعداد کاربران هزینه می‌گیرند و معمولاً به اجارۀ ماهانۀ کمی نیاز دارند. این موضوع باعث می‌شود که بسیار ارزان‌تر و مقرون‌به‌صرفه‌تر باشند. چراکه مدیر یا کارمند متعهد به امضای اجاره‌نامۀ چند ساله نیست.
انعطاف‌پذیری
یکی از بزرگ‌ترین مزیت‌های این نوع فضاهای کاری در مقایسه با دفاتر سنتی، انعطاف‌پذیری است. با رشد نیروی کار شرکت، هر دو نوع فضای کاری توانایی افزایش مساحت را دارند. به طور مشابه، اگر یک تیم نیاز به تغییر سریع مکان دفتر داشته باشد، به‌جای باز کردن یک دفتر جدید، وارد فضای کار اشتراکی جدید می‌شود.
همکاری بین تیم‌ها
اگر این سوال برایتان ایجاد شده که دلیل افزایش روحیۀ همکاری در فضای کار اشتراکی چیست باید به تنوع حوزۀ کاری و نزدیک بودن از نظر فیزیکی به دیگر شرکت‌ها دقت کنید.
از آنجایی که این فضاها شامل تیم‌ها و افرادی است که از یک سازمان نیستند، می‌تواند مکانی عالی برای برقراری ارتباط با سایر متخصصان باشد. همچنین می‌تواند روابط تجاری و حرفه‌ای جدیدی را شروع کند.
بیشتر بخوانید: نحوه کار شتاب‌دهنده‌ها چگونه است؟
چهار مدل اصلی فضاهای کاری مشترک
فیزیکی و جمعی (Physical & Collaborative)
این فضاها با داشتن پلان‌های طبقه‌ای یا در کنار هم، این اطمینان را حاصل می‌کنند که همۀ افراد همکاری نزدیک داشته باشند و توانایی طوفان فکری با تخته‌‌هایی سفید و سایر ابزارها فراهم باشد.
فیزیکی و اشتراکی (Physical & Shared)
این فضاها به گونه‌ای طراحی شده‌اند که از نظر کاربری انعطاف‌پذیرترین فضاها را داشته باشند. این بدان معناست که هیچ میز اختصاصی‌ای وجود ندارد و فضا به گونه‌ای طراحی شده که حداکثر فضا در طول روز اشغال شود. این فضاها قابلیت پاسخگویی به هر نوع کاربر در هر حوزۀ تخصصی را دارند.
مجازی و جمعی (Virtual & Collaborative)
فضاهای کاری مشترک برای زمانی که کارکنان در یک شهر یا کشور توزیع شده‌اند، می‌توانند مجازی و مشارکتی باشند. نمونه‌ای از این حالت استفاده از ویدئوکنفرانس و تخته سفید دیجیتال است.
مجازی و اشتراکی (Virtual & Shared)
فضاهای کار مجازی و اشتراکی هم فقط دیجیتالی هستند، اما معمولاً تأکیدی بر همکاری و اشتراک‌گذاری اطلاعات ندارند. مثال‌هایی از این حالت می‌تواند استفاده از سیستم‌های اشتراک‌گذاری فایل ابری مانند Google Drive، kanban، Trello یا Google Sheets باشد.
جمع‌بندی
جهان در حال تغییر است و کسب و کارها برای اینکه همچنان بتوانند پیشروی کنند، باید خودشان را با این تغییرات وفق دهند. ما در این مقاله گفتیم که فضای کار اشتراکی چیست و چه مزایایی می‌تواند در این دنیای در حال تغییر داشته باشد. همچنین تفاوت‌های فضای کاری مشترک و فضای اداری مشترک را بررسی کردیم تا در صورت نیاز به هر یک از اینها، بتوانید انتخاب درستی داشته باشید.
