فهرست مطالب
وجه اشتراک همه کسب‌و‌کارها صرف نظر از بزرگی یا کوچکی شرکت، انعطاف پذیری است. این نیاز به شکل‌های مختلفی در محیط کار پاسخ داده می‌شود که همه آن‌ها به‌نوعی به محیط کار اشتراکی منتهی می‌شوند. قبل از انتخاب بین آن‌ها باید ببینید کدام‌یک با نیازها و اهداف شما سازگاری بهتری دارد.
در این مقاله قصد داریم ۱۱ مورد از مهم‌ترین انواع فضای کار اشتراکی را بررسی کنیم که هر کدام ویژگی‌های متفاوتی دارند. بعد از آنکه بهترین گزینه ممکن را انتخاب کردید، کافی است آن را در محل کار خود اجرا کنید. در ادامه همراه ما باشید تا مفصل درباره این مفهوم صحبت کنیم.
منظور از فضای کار اشتراکی چیست؟
مفهوم کار اشتراکی (Coworking) برای اولین بار در سال ۲۰۰۵ برای یک گروه کوچک تعریف شد که فقط دو روز در هفته فعالیت می‌کردند. این گروه با گذشت زمان رشد خوبی را تجربه کردند و رونق کار آن‌ها امروز با نام کار اشتراکی شناخته می‌شود. این کار اشتراکی می‌تواند جداگانه یا مشارکتی، تمام وقت یا پاره‌وقت باشد و فضای نامحدودی را شامل شود.
در دنیای امروز، بی‌شمار فضای کار اشتراکی می‌بینیم که مجموعه زیادی از مشاغل، همکاران، از دفاتر خصوصی گرفته تا فضای کار معمولی، اتاق کنفرانس و رویدادهای گسترده را شامل می‌شوند. به‌علاوه برخی از آن‌ها برای علایق و صنایع خاص طراحی و تجهیز شده‌اند و فرصت کار در کنار مربیان و همکاران بالقوه را فراهم می‌کنند. مثل فضاهایی که برای افراد خلاق، شرکت‌های فناوری، زنان کارآفرین و غیره طراحی می‌شوند.
هدف از اجاره محیط کار اشتراکی چیست؟
محیط کار اشتراکی صرفا محدود به شهرهای بزرگ یا شرکت‌های فناوری نیست. این مفهوم تا امروز در انواع حرفه‌ها و ساختارهای شرکتی به کار گرفته شده است. هدف اصلی این فضا تضمین امنیت و راحتی افراد است تا بتوانند بدون سرخوردگی و حواس پرتی‌های محیط خانه در این فضا کار کنند.
در فضای کار مشترک ضمن ارائه طیف بی‌نظیری از خدمات حرفه‌ای، انعطاف پذیری و دسترسی به بالاترین سطح ممکن می‌رسد.
انواع فضای کار اشتراکی کدام‌اند؟
خوشبختانه با امکان ساخت سفارشی این فضا، شرایط انعطاف پذیر و فهرست کلی از امکانات جذاب، هر کسب و کار متناسب با نیازها و انتظارات خود می‌تواند فضای مناسبی ایجاد کند. البته شرط اول این است که بفهمد کدام نوع با نیازها و اهدافش بیشتر سازگار است.
از آنجا که شرکت‌های مختلف نیازها و استانداردهای متفاوتی دارند، در ادامه ۱۱ نوع محیط کار اشتراکی را به شما عزیزان معرفی می‌کنیم که می‌توانید از میان آن‌ها انتخاب نمایید.
۱. فضای کار معمولی یا باز
این نوع محیط کار دقیقا همان چیزی است که با شنیدن نام فضای کار اشتراکی در ذهن خود مجسم می‌کنید و لزوماً برای یک نوع سازمان یا شخص تنظیم و تجهیز نمی‌شود، بلکه بیشتر روی یک محیط کاری باز و مشارکتی متمرکز است.
بنابراین اگرچه از مزیت‌های اقتصادی مشخصی برخوردار است، لزوما حریم خصوصی چندانی نسبت به دیگر فضاها ندارد؛ اما انرژی و روحیه همکاری نوآورانه بیشتری در آن موج می‌زند.
2. فضای کاری سطح بالا
فضای کاری اشتراکی سطح بالا معمولاً امکانات بیشتری نسبت به فضای کار معمولی دارد؛ مثل جاهایی که برای اعضایش خدمات غذا و نوشیدنی هم در نظر می‌گیرد. وجه تمایز این نوع همکاری ارائه خدمات کامل، پیشرفته و لوکس است.
همچنین می‌توان گفت این فضاها کمی بازترند و انرژی بیشتری در آن‌ها جریان دارند؛ در عین حال همچنان حس همکاری و ایده‌پردازی را بین همکاران تقویت می‌کنند.
3. فضای کاری شرکتی یا حرفه‌ای
این دسته از محیط‌های کاری اشتراکی نیازهای شرکت‌ها یا مجموعه‌های حرفه‌ای‌تر را پاسخ می‌دهند. این فضا به‌مراتب ارزان‌تر از فضاهای سطح بالاست و فضای آرام‌تری را شامل می‌شود که نور و انرژی کمتری نسبت به سایر مدل‌ها دارد.
نمونه‌ای از این نوع فضای کاری مربوط به شرکت Regus است که شاید برای شرکت‌های استارتاپی کوچک که به دنبال تعامل و همکاری بیشتر هستند گزینه خوبی نباشد، اما Regus بزرگترین برند فضای کار اشتراکی در دنیاست.
4. فضای کاری خصوصی
این دسته از فضای کاری اشتراکی معطوف به شرکت‌ها و تیم‌هایی است که نگرانند مضرات فضای کاری اشتراکی بیشتر از فواید آن باشد. فضای کار خصوصی یعنی درهای محیط کار قفل می‌شود تا از حریم خصوصی کارکنان حفاظت شود.
فضای کار خصوصی معمولا برای تیم‌های بالای ۸ نفر در نظر گرفته می‌شود و اگرچه نسبت به محیط کار اشتراکی هزینه بیشتری دارد، اما می‌تواند به همان میزان انعطاف پذیری ارائه کند.
5. محیط کار اشتراکی مینیمال
یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های این دسته مقرون به صرفه بودن محیط کار است. چراکه از فضاهای بزرگ و بازی تشکیل می‌شوند که نسبت به سایر فضاها مبلمان و دکور کمتری دارند. در این فضاها امکانات ابتدایی مثل وای فای و نوشیدنی ارائه می‌شود. از نظر اتمسفر نیز عموما آرام و تا حدی کم نور هستند.
6. فضای کار اشتراکی اجاره‌ای
در این مدل شما از فضایی استفاده می‌کنید که شخص دیگری انتخاب یا طراحی کرده است. این فضاها بسته به نوع ملک، موقعیت مکانی، امکانات رفاهی و سایر امکانات ملک معمولا قیمت پایین‌تری دارند و اتفاقا همین‌ها حال و هوای محیط کار را تعیین می‌کنند.
7. محیط کار اشتراکی سبک زندگی
این دسته فضاهای متعددی را پوشش می‌دهد که بسته به ماهیت کسب و کار، ویژگی‌های متفاوتی دارند. مثلا ممکن است شامل بخش‌هایی مثل کافی‌شاپ، رستوران، باشگاه ورزشی یا حتی یک مجتمع آپارتمانی باشند.
این محیط کاملا روشن و پرانرژی است و هزینه چندان زیادی ندارد. قیمت‌ها نیز بر اساس ماهیت کسب و کار تعیین می‌شود؛ یعنی بسته به بودجه و نیاز خود می‌توانید یک فضای لوکس یا مقرون‌به‌صرفه انتخاب کنید.
8. فضای کار تخصصی
یکی دیگر از انواع فضای کار اشتراکی این مدل است که نیاز صنایع یا خواسته‌های مشخصی را برآورده می‌کند. برای مثال ارائه دهندگان خدمات بهداشتی درمانی، شرکت‌های حقوقی و سایر مجموعه‌های مهارتی به محیط‌هایی نیاز دارند که با نیازمندی‌های خاص آنان سازگار باشد. به همین خاطر از این نوع فضای کار مشترک حمایت می‌کنند.
در این فضا حریم خصوصی و سفارشی‌سازی بیشتری ارائه می‌شود که کاملا به ماهیت صنایعی که در آن محیط فعالیت می‌کنند، بستگی دارد.
9. فضای کاری تسریع یافته
معمولا استارتاپ‌ها با توجه به نحوه کار شتاب دهنده ها طرفداران پروپاقرص این محیط کار اشتراکی هستند و از آن حمایت می‌کنند. برای مثال طراحان نرم‌افزار به این فضاها گرایش بیشتری دارند؛ چراکه در این محیط آرام، پرانرژی و مشارکتی خلاقیت آنان به اوج می‌رسد. به علاوه این فضاهای کاری هزینه مقرون‌به‌صرفه‌تری دارند.
10. فضای کاری ملاقاتی
در اوایل سال جاری با اتمام قرنطینه و باز شدن درب دفاتر کار، حجم ملاقات‌های حضوری دوباره به روال سابق برگشته است. به همین خاطر بسیاری از شرکت‌ها به فضایی برای برگزاری جلسات احتیاج دارند. جالب است بدانید انواع فضای کاری ملاقاتی امکان استفاده ساعتی، روزانه یا حتی هفتگی از این فضا را برای برگزاری جلسات فراهم می‌کنند.
11. دفاتر مجازی
دفاتر مجازی نیازهای مدیریتی دفتر کار را پوشش می‌دهند. با استفاده از این محیط‌ها آدرسی که برای دریافت نامه‌ها و ملاقات با مشتریان نیاز دارید، فراهم می‌شود. هزینه این دفاتر بسته به اینکه از اتاق کنفرانس استفاده شود یا خیر، معمولا معقولانه است تا حتی شرکت‌های کوچک و کارآفرینان بتوانند به‌تنهایی یک دفتر حرفه‌ای برای خود اجاره کنند.
میانگین هزینه محیط کار اشتراکی چقدر است؟
برای برآورد هزینه محیط کار اشتراکی عوامل مختلفی مثل هزینه‌های بازار، اندازه محیط، نوع فضای کار، تعداد صندلی‌ها، خدمات و امکانات اضافه و امکان سفارشی‌سازی محیط در نظر گرفته می‌شود. همچنین موقعیت مکانی محیط کار (مرکز یا حومه شهر) روی این مبلغ تاثیر می‌گذارد.
قبل از مذاکره در مورد هزینه استفاده از محیط کار اشتراکی، با تحقیق کامل و بررسی دقیق قرارداد عضویت، متوجه شوید مبلغی که می‌پردازید چه خدمات و امکاناتی را شامل می‌شود.
مزایای فضای کار مشترک چیست؟
گاهی اوقات مطمئن نیستیم فضای کار اشتراکی برای ما و تیم ما مفید باشد یا تصورات اشتباهی از چگونگی طراحی فضای کاری داریم.
دورکاری در فضای اشتراکی نه فقط برای فریلنسرها و کارآفرینان مفید است، بلکه انواع تیم‌ها و کسبوکارهای کوچک می‌توانند از آن در جهت موفقیت استفاده کنند. در ادامه به بررسی مزیت‌های این فضای کار برای تیم‌های کوچک می‌پردازیم.
همکاری در محیط کار اشتراکی
فرقی نمی‌کند یک گروه کوچک مستقل باشید یا به‌عنوان بخشی از یک تیم یا شرکت بزرگتر فعالیت کنید، در هر صورت همکاری میان اعضا، کلید اصلی حداکثر بهره‌وری و ارتباطات موثر است. در این فضا زمینه و فرصت حضور منظم همکاران فراهم است که به نوبه خود عملکرد عالی تیم را تضمین می‌کند.
مشارکت افراد جهت تقویت کارایی
اعضای همکار و هم‌شغل بهتر می‌توانند وظایف را محول کنند، گردش کار را بررسی کنند و بر پروژه‌های بلند مدت نظارت داشته باشند. نوع همکاری که در محیط کار اشتراکی فراهم می‌شود، بخش مهمی از بهبود کارایی عملیاتی و شتاب پروژه است.
بهره‌گیری از مربی‌گری افراد باتجربه
فضاهای کار اشتراکی فرصت‌های زیادی برای شرکت در آموزش‌های پیشرفته، کارگاه‌ها و همکاری با رهبران برجسته در همان موقعیت جغرافیایی یا زمینه کاری ارائه می‌کنند. به این ترتیب همکاران می‌توانند با مربیان بالقوه آشنا شوند و ارتباطاتی بسازند که در طول زندگی حرفه‌ای آن‌ها سودمند باشد.
هزینه کمتر محیط کار اشتراکی
تیم‌ها و کسبوکارهای کوچک به جای آنکه برای تصاحب یک ملک تجاری (که اغلب مستلزم عقد قراردادهای بلند مدت و پرداخت مبالغ گزاف است) تلاش کنند، می‌توانند با استفاده از این فرصت فضای موجود را در اختیار بگیرند و شاهد رشد کسبوکار خود در آن فضا باشند.
به علاوه با اجاره کوتاه مدت فضاهای بزرگتر می‌توان صاحب فضاهای کار مشترک شد، مثل فضاهای مورد نیاز برای آموزش، جلسات و رویدادها. به این ترتیب به جای آنکه صرفا یک تیم کل این فضای تخصصی را به‌صورت تمام‌وقت در اختیار داشته باشد، تعداد زیادی از همکاران در آن واحد می‌توانند از آن بهره‌مند شوند.
انعطاف پذیری محیط کار اشتراکی
فضای روشن، موقعیت مکانی استثنایی، امکانات رفاهی سطح بالا، پشتیبانی اختصاصی و هرچیز دیگر که به دنبال آن هستید، در محیط کار اشتراکی یافت می‌شود.
برخی از این فضاها بنا به نیازمندی‌های تیم به‌صورت کاملا سفارشی ساخته می‌شوند تا متناسب با ویژگی‌های منحصر به فرد همان تیم باشند. مابقی دفاتر اختصاصی و شخصی در کنار فضای کاری اشتراکی هستند تا شرکت بتواند به روش‌های مختلف فعالیت کند.
تقویت احساس مسئوليت پذیری و پاسخگویی
تمام همکارانی که در این فضا فعالیت می‌کنند، به یک جامعه غیررسمی تبدیل می‌شوند و ارتباطاتی ایجاد می‌کنند که آن‌ها را در مسیر نگه می‌دارد. زمانی که در مورد اهدافتان بحث می‌کنید و از یکدیگر یاد می‌گیرید یک شبکه حمایتی به وجود می‌آورید که روحیه مسئولیت پذیری و تمرکز هر یک از افراد تقویت می‌شود.
بهبود شبکه‌سازی با محیط کار اشتراکی
ارتباطاتی که در فضای کاری برقرار می‌شود، به رشد تصاعدی در شبکه حرفه‌ای کمک می‌کند. رشد ارزشمندی که به خاطر شانس آشنایی با رهبران حوزه کاری و اطلاع از آخرین روندها و تحولات در بازار صورت می‌گیرد.
بهره‌مندی از پشتیبانی
بسیاری از فضاهای کار اشتراکی تیم پشتیبانی و خدمات دارند که ممکن است پشتیبانی اداری، تحویل بسته‌های پستی، پذیرش و مدیریت دفتر را بر عهده بگیرند. برخی از آن‌ها برنامه‌ریزی رویداد، پذیرایی و خدمات دیگر برای تسهیل کنفرانس از راه دور را انجام می‌دهند.
امکانات رفاهی محیط کار اشتراکی
در بسیاری از این فضاهای کاری امکاناتی ارائه می‌شود که معمولا در برج‌های اداری یا پردیس‌های مجلل یافت می‌شود. امکاناتی مثل استودیوهای تناسب اندام، دوش حمام، اتاق استراحت و سایر امکانات سلامتی. حتی ممکن است امکان استفاده از غذاخوری‌ها، کافی‌شاپ‌ها یا فضاهای اجتماعی محیط کار اشتراکی را داشته باشید که فرصت خوبی برای ارتباط منظم با همکاران فراهم می‌کند.
موقعیت مکانی فضای کار اشتراکی
فضای کار اشتراکی برای فریلنسرها فقط در شهرهای بزرگ یافت نمی‌شود. بلکه بسیاری از مناطق حومه‌ای و برون شهری این فضاهای کاری را ارائه می‌کنند که معمولا کوچک‌ترند و امکانات کمتری نسبت به فضاهای کار مشترک شهری دارند. اما مزیت‌هایی مثل راحتی، صرفه‌جویی در وقت و انعطاف پذیری را دارند.
محیط کار اشتراکی چطور به پیشرفت شغلی منجر می‌شود؟
در اواخر سال 2020، شرکت‌های بزرگی با تمایل به سیاست‌های کار فریلنسری، بسیاری از دارایی‌های املاک و مستغلات شرکتی خود را واگذار کردند.
تا اینجا وضعیت فعلی املاک تجاری، محبوبیت سیاست کار از خانه و توزیع جغرافیایی برای تمام مشاغل کوچک و بزرگ به‌نفع فضای کار اشتراکی بوده‌اند؛ به‌گونه‌ای که امروزه بسیاری از تیم‌ها و کارمندان فریلنسر به فضای کاری اداری مشترک روی می‌آورند و آن را برای کسبوکار خود مفیدتر می‌بینند.
چه آینده‌ای در انتظار کار اشتراکی است؟
تحقیق‌هایی که در زمینه آینده کار اشتراکی انجام شده، گویای رشد تصاعدی این محیط‌ها در آینده نه چندان دور است. انتظار می‌رود این فضاها در سرتاسر جهان گسترش پیدا کنند و شرکت‌های زیادی به آن‌ها روی بیاورند. رهبران تیم، صاحبان مشاغل و سایر تصمیم‌گیرندگان شرکت موقع بررسی محیط کار اشتراکی چند فاکتور مهم را در نظر می‌گیرند:
- هدف از فضای اداری و امکانات رفاهی مورد نیاز برای اعضای تیم
- فرهنگ شرکت و نیاز به فضاهای کاری مشارکتی حضوری
- زیرساخت‌های فنی و نیاز به ارتقاء مداوم
- جذب و نگهداری کارکنان
- جذب و حفظ مشتریان جدید و فعلی
- انتظار مدیریت تیم از بازگشت سرمایه و قابلیت رویت
- الزامات ایمنی و بهداشتی محیط اداری خصوصی
- هزینه و انعطاف‌پذیری فضا در طول دوره رشد یا تغییر
کلام آخر
محیط کاری مشترک راه حل بسیاری از مشکلات صاحبان مشاغل و رهبران تیم‌های بزرگ و کوچک است. موقعیت این فضاها به‌خاطر تغییر در چشم‌انداز املاک تجاری به‌مراتب بهتر شده و مزیت‌های قابل توجهی به کارکنان ارائه می‌کنند.
با توجه به انواع محیط کار اشتراکی که در این مقاله با آن‌ها آشنا شدیم، برای همه فریلنسرها و کوچ‌نشینان عصر دیجیتال گزینه‌ای یافت می‌شود که به نحو احسن با نیازها و اهداف آنان همسو باشد. هر یک از این ۱۱ فضای کار اشتراکی می‌توانند شامل اتاق جلسات، فضای اداری خصوصی، میز اختصاصی یا هر فاکتور دیگری باشد که برای شما و تیمتان حائز اهمیت است.
بنابراین توصیه می‌کنیم نهایت دقت خود را به‌کار بگیرید و انتظارات اساسی خود از محل کار را مشخص کنید. در صورت نیاز برای یافتن بهترین راه حل ممکن می‌توانید از یک مشاور مدیریت متخصص در شرکت مدیریت توسعه ایده خلاق ایرانیان کمک بخواهید.
