فهرست مطالب
وقتی دلایل به تعویق انداختن کارها را درک کنیم، آن وقت می‌توانیم از استراتژی‌هایی استفاده کنیم که آن دلایل را هدف قرار می‌دهند و اصلاح می‌کنند.
اکثر ما کارهایمان را به تعویق می‌اندازیم. بعد احساس گناه می‌کنیم و خودمان را سرزنش می‌کنیم. با این حال، باز هم این کار را انجام می‌دهیم! محققان به این نتیجه رسیده‌اند که به تعویق انداختن کارها سه عامل اصلی دارد: فقدان عادات و سیستم‌های خوب (انضباط ضعیف)، عدم تحمل احساسات خاص (مانند اضطراب یا بی‌حوصلگی) و الگوهای فکری ناقصی که داریم.
وقتی علت پشت گوش انداختن کارها را درک کنیم، آن وقت می‌توانیم از استراتژی‌هایی استفاده کنیم که آن دلایل را هدف قرار می‌دهند و اصلاح می‌کنند. شما با این استراتژی‌ها می‌توانید سستی و تاخیر در انجام کارها را به حداقل برسانید و از مشکلات بزرگی که به تعویق انداختن کارها ایجاد می‌کند جلوگیری کنید.
اهمیت عادتها در به تعویق انداختن کارها
برخی نظریه‌پردازان معتقدند علت پشت گوش انداختن کارها فقدانِ نظم و انضباط است. افرادی که مدام کارهایشان را به تعویق می‌اندازند، تفریح و سرگرمی را به کار سخت ترجیح می‌دهند. به عبارت دیگر، آن‌ها سیستم‌ها و عادات خوبی در زندگی خود ندارند.
مطالعات متعدد نشان داده‌اند که داشتن عادات قوی، نیاز ما را به خودکنترلی (Self-Control) کاهش می‌دهند. عادات خوب ما را به سمت مقاومت در برابر عوامل حواس‌پرتی و تلاش کردن هدایت می‌کنند. اما روند ایجاد عادت‌هایی که چنین مزایایی را به همراه دارند، معمولاً چند ماه طول می‌کشد.
برای ارزیابی عادت‌هایی که دارید و بررسی علت به تعویق انداختن کارها از خودتان بپرسید: برای انجام مهم‌ترین وظایف خود چه عادت‌هایی دارم؟ اگر هیچ عادت خاصی ندارید، این استراتژی‌ها را امتحان کنید:
برای انجام کار عمیق برنامه داشته باشید.
منظور از کار عمیق، تمرکز عمیق بر مهم‌ترین پروژۀ بلندمدت شماست. پروژۀ شما ممکن است ایجاد یک استراتژی تجاری، آنالیز داده‌های پیچیده یا نوشتن یک کتاب باشد.
شما باید در همۀ این موارد کار عمیق را تجربه کنید. کار عمیق در ابتدا ممکن است چالش‌برانگیز به نظر برسد، اما انجام مداوم آن به صورت روزانه و در یک الگوی منظم، چالش آن را کمتر می‌کند.
عادتها باعث می‌شوند رفتار شما خودکارتر شود و کمتر به تعویق انداختن کارها اتفاق بیفتد.
برای مثال اگر تبدیل به رانندۀ حرفه‌ای شویم، دیگر وقتی پشت فرمان می‌نشینیم، آگاهانه به کارهایمان فکر نمی‌کنیم. انگار دست و پاهایمان به صورت اتوماتیک کارشان را انجام می‌دهند.
عادت‌های پیچیده‌تر مثل رفتن به باشگاه یا یادگیری زبان هم می‌توانند خودکار شوند. این خودکار شدن از طریق تکرار و برنامه‌ریزی مداوم اتفاق می‌افتد.
بنابراین نباید یک روز ساعت 11 صبح و روز بعد ساعت 3 بعدازظهر کار عمیق انجام دهید. حتی اگر زمانی که مشغول به کار می‌شوید دقیقاً یکسان نباشد، کار عمیق شما باید با همان الگوی روز قبل انجام شود.
مثلاً می‌توانید این‌طور برنامه‌ریزی کنید که پس از انجام فلان کار، قرار است کار عمیق خود را شروع کنم. به‌عنوان‌مثال، هر روز پس از صرف یک ساعت برای پاسخ به ایمیل‌ها و کارهای اداری، کار عمیق خود را شروع کنید.
برای شروع کارهای جدید یک سیستم عالی طراحی کنید.
تا حالا شده مسئولیتی را برای اولین‌بار انجام دهید و احساس کنید برای این کار ساخته نشده‌اید؟ اگر یک سیستم ثابت برای نزدیک شدن به این کارها داشته باشید، کمتر احتمال دارد کارهای جدید را کنار بگذارید.
اگر گام‌هایی که هنگام مواجهه با اتفاق‌های جدید برمی‌دارید را به نوعی عادت تبدیل کنید، دشواری تصمیم‌گیری دربارۀ نحوۀ شروع را کمتر می‌کنید.
بگذارید یک سیستم را مثال بزنیم. این سیستم می‌تواند شامل یک توالی ثابت از مراحل باشد.
اول، دربارۀ اینکه چگونه می‌توانید به کار نزدیک شوید، سه راه‌حل در نظر بگیرید.
در مرحلۀ بعد، به صورت امتحانی با استفاده از آن راه‌حل‌ها کار را انجام دهید و اشتباهاتتان را آنالیز کنید. سپس میزان زمانی که باید برای آن کار اختصاص دهید محاسبه کنید. در آخر راه‌هایی برای آزمایش سریع فرضیات خود پیدا کنید و سعی کنید به یک سیستم اولیه برسید.
حالا چگونه می‌توانید سیستم خود را توسعه دهید؟ می‌توانید از مهندسی معکوس استفاده کنید.
مثالی از یک کار چالش‌برانگیز که با موفقیت انجام داده‌اید را به یاد بیاورید و مراحلی که برای انجام آن طی کرده‌اید یادداشت کنید. این رویکرد نسبت به تلاش برای کپی کردن روش‌های دیگران بهتر است. زیرا منجر به توسعۀ سیستمی می‌شود که با هویت و نقاط قوت شما مطابقت زیادی دارد.
نقش احساسات در به تعویق انداختن کارها
ما ذاتاً تمایل داریم از کارهایی که احساسات منفی را تحریک می‌کنند دوری کنیم.
در روان‌شناسی، اجتناب (Avoidance) و نشخوار فکری (Rumination) به عنوان عوامل فراتشخیصی (Transdiagnostic Factors) شناخته می‌شوند. این دو حالت، علائم بسیاری از مشکلات رایج روانی هستند.
افرادی که با استفاده از تاکتیک‌های اجتنابی با استرس کنار می‌آیند، یعنی از آن فرار می‌کنند، در برابر افسردگی، اضطراب و اختلالات خوردن آسیب‌پذیرتر هستند و دوست دارند این اجتناب را به یک چرخۀ معیوب در زندگی خود تبدیل کنند.
هرچه سلامت روانی این افراد بدتر می‌شود، این حالت اجتناب نیز شدت می‌گیرد.
حتی افرادی که فقط گاهی در مورد کار خود احساس غمگینی، تردید و اضطراب می‌کنند یا نمی‌توانند خستگی یا استرس ناشی از آن را تحمل کنند، از کارهایی که چنین احساساتی را برمی‌انگیزد، اجتناب می‌کنند.
وقتی احساس می‌کنید خسته هستید، به احتمال زیاد کارتان را به تعویق می‌اندازید. در این حالت حتی کارهای ساده مانند پاسخ دادن به ایمیل‌ها نیز می‌تواند دلهره‌آور به نظر برسد.
برای اینکه بدانید آیا احساسات شما دلیل اصلی به تعویق انداختن کارها هستند، از خود بپرسید: سلامت روانی من چگونه است؟ آیا کارهایی که از آن‌ها دوری می‌کنم، احساسات خاصی به من القا می‌کنند؟ آیا من را بی‌حوصله، عصبانی، مضطرب یا کینه‌توز می‌کنند؟ بعد از پاسخ به این سؤالات، این استراتژی‌ها را امتحان کنید:
احساسات خود را از هم جدا کنید.
شناسایی دقیق احساسات، چیزی که محققان روان‌شناسی آن را تقسیم‌بندی احساسی (Emotional Granularity) می‌نامند، به شما در مدیریت احساسات کمک زیادی می‌کند.
وقتی صحبت از به تعویق انداختن کارها می‌شود، تحلیل اینکه هر احساس چقدر بر نگرش شما نسبت به یک کار تأثیر می‌گذارد، تأثیر زیادی بر قدرت برنامه‌ریزی و مدیریت زمان خواهد داشت.
برای مثال، ممکن است متوجه شوید نوشتن یک ارائه برای رئیستان باعث ایجاد اضطراب در سطح 8 در مقیاس یک تا 10، رنجش در سطح 6 و بی‌حوصلگی در سطح 4 می‌شود. حالا می‌توانید این احساسات را به صورت جداگانه بررسی کنید.
این سیستم تقسیم‌بندی به ما کمک می‌کند بفهمیم چرا کارهایمان را به تعویق می اندازیم.
وقتی کاری شما را خسته می‌کند، برای تکمیل آن جایزه تعیین کنید یا آن را به روشی سرگرم‌کننده‌تر انجام دهید. مثلاً با هم‌تیمی‌هایی که دوست دارید همکاری کنید و سراغ فضای کار اشتراکی بروید.
وقتی کاری باعث می‌شود احساس رنجش یا عصبانیت کنید، آنچه را که واقعاً برای آن ارزش قائل هستید، پیدا کنید. یعنی با توجه به اولویتی که در ذهن دارید، از آن احساس منفی چشم‌پوشی کنید.
مثلاً شاید از این که مجبورید اصلاحاتی که سرپرستتان گفته انجام دهید، آزرده‌خاطر باشید. اما اگر واقعاً برای ارتقای مهارت خود ارزش قائل باشید، آن کار را انجام خواهید داد.
ممکن است نسبت به کار یکی از بخش‌های شرکت ناراحت باشید، اما می‌توانید همین اتفاق را به عنوان فرصتی برای بهبود فرهنگ سازمانی خود ببینید.
با کارهایی شروع کنید که کمترین نگرانی را در شما ایجاد می‌کنند.
وقتی کاری شما را مضطرب می‌کند، با عناصری از آن شروع کنید که کمترین نگرانی را در شما ایجاد می‌کنند. سپس از آنجا جلوتر بروید. معمولاً چیزی که در ابتدا غیرقابل‌کنترل به نظر می‌رسد، زمانی که ساده‌ترین مراحل آن را انجام دهید، دیگر به سختی اول نخواهد بود.
این رویکرد که سعی کنید احساس دشواری را به تمرکز تبدیل کنید، بخشی از یک مجموعۀ مهارتی به نام انعطاف‌پذیری روانی (Psychological Flexibility) است که توسط روان‌شناس «تاد کاشدان» و تیمش توسعه داده شده است. هرچه افراد بیشتر از این مهارت استفاده کنند، شادتر، سالم‌تر و با عملکرد بالاتری زندگی خواهند کرد.
برای غلبه بر خاطرات منفی با خودتان مهربان باشید.
یکی از دلایل اصلی به تعویق انداختن کارها این است که از آن کارها خاطرۀ خوبی نداریم. در واقع گاهی اوقات، احساسات بدی که در مورد یک کار داریم، ناشی از تجربۀ قبلی است.
مثلاً اگر اولین باری که در یک کنفرانس صحبت کرده‌اید، استرس زیادی را متحمل شده باشید و هیچ چیز خوب پیش نرفته باشد، بعداً که نیاز به سخنرانی دارید، آن خاطره به ذهن شما هجوم می‌آورد.
ناگهان تمام مهارت‌ها و اعتماد به نفسی که دارید از دست می‌روند. حتی افرادی که مهارت‌های مدیریت پروژه و حل مسئله به شکل عالی دارند، وقتی با چنین خاطرات قدرتمندی مواجه می‌شوند، به شدت آسیب‌پذیر خواهند شد و ممکن است در یک مصاحبه کاری با مشکل مواجه شوند.
اگر متوجه شدید که چنین واکنشی به کارها دارید و علت پشت گوش انداختن کارها این است، ببینید آیا این واکنش مربوط به رویدادی از دوران کودکی شماست؟ یا در اوایل دورۀ کاری اتفاق افتاده و هنوز با آن درگیر هستید؟
بسیاری از تحقیقات نشان می‌دهند که می‌توانید این زخم‌های عاطفی را از طریق صحبت دلسوزانه با خود درمان کنید. مثلاً به این سبک با خودتان صحبت کنید:
«من از عملکرد خودم در گذشته ناامید شده‌ام و این مرا نسبت به انجام کارهایم مردد کرده است. این یک احساس عادی و قابل درک است. باید این را بدانم که من در آن زمان مبتدی بودم و الان دیگر مبتدی نیستم. همۀ انسان‌ها از طریق تجربه یاد می‌گیرند و من هم یک انسانم.»
اهمیت الگوهای فکری در به تعویق انداختن کارها
اگر در بسیاری از زمینه‌ها به طور منطقی عمل می‌کنید و نظم و انضباط دارید اما در سایر زمینه‌ها مشکل دارید، الگوهای فکری خاصی ممکن است مقصر باشند. برخی از عوامل شناختی دخیل در به تعویق انداختن کارها تقریباً جهانی هستند. برای مثال، خیلی از ما انسان‌ها پیچیدگی وظایفی که مهلت طولانی دارند را دست کم می‌گیریم.
یا مثلاً وقتی مردم به ما می‌گویند این قسمت از کارت را عالی انجام داده‌ای، تمایل داریم به این نتیجه برسیم کارهای دیگرمان خوب نیست.
برای اینکه بفهمید آیا الگوهای فکری در سستی و تاخیر در انجام کارها مؤثر هستند، از خود بپرسید: آیا پس از شروع یک کار کاملاً از آن لذت می‌برم یا حداقل نسبت به آن احساس رضایت دارم؟ با توجه به مهارت‌های من، آیا این کار واقعاً دشوار است؟
اگر پاسخ شما به این سؤالات مثبت است، یعنی تمایل دارید در مورد کارتان طوری فکر کنید که ناخوشایندتر از آنچه هست به نظر برسد.
برای عبور از الگوهای فکری منفی این استراتژی‌ها را امتحان کنید:
طوفان فکری معکوس (Reverse brainstorm)
چه چیزی باعث می‌شود کار خود را غیرممکن تصور کنید یا از انجام آن اجتناب کنید؟ وقتی به این سؤال پاسخ دادید، باید به جبهۀ مخالف آن پاسخ نگاهی بیندازید. جبهۀ مخالف پاسخ‌ها، استراتژی‌هایی هستند که به شما در انجام کارها کمک می‌کنند.
به عنوان مثال، اگر این‌طور فکر کنید که حتماً باید در اولین جلسۀ کاری یک وظیفه را به طور کامل انجام دهید، یا باید دقیقاً به سبک همکارتان که او را تحسین می‌کنید انجامش دهید، ممکن است آن کار دست‌نیافتنی به نظر برسد.
باید بپذیرید گام‌های نادرست و نقص‌ها همیشه رخ می‌دهند و اگر به روش خودتان به یک کار نزدیک شوید، می‌توانید از نقاط قوت خود استفاده کنید. آن‌وقت می‌بینید آن کار آسان‌تر به نظر می‌رسد.
یکی دیگر از تکنیک‌های جلوگیری از به تعویق انداختن کارها این است که به شباهت‌های دو وظیفه فکر کنید.
به عنوان مثال، اگر در نوشتن خوب هستید اما سخنران خوبی نیستید، به شباهت‌های این دو وظیفه فکر کنید. در هر دو حالت باید چند نکتۀ مشخص را بیان کنید، داستان‌سرایی کنید و از تجربه‌های خودتان به مخاطب بگویید. با استفاده از این استراتژی، خواهید دید که کم‌کم سخنرانی کردن در ذهن شما به یک کار آسان تبدیل خواهد شد.
یاد بگیرید که کارهای پر از اصطکاک را بپذیرید.
کارهای آشنا که قبلاً انجام داده‌اید، معمولاً با حس بهتری انجام می‌شوند. بنابراین نسبت به کارهای جدیدی که دشوارتر هستند اما ارزش بیشتری دارند، احساس رضایت بیشتری با خود دارند.
به همین دلیل است که ما اغلب به جای پرداختن به پروژه‌هایی که تأثیر بیشتری دارند، سراغ موارد جزئی و حاشیه‌ای در لیست کارهایمان می‌رویم.
هیچ‌وقت فکر نکنید کار بدون زحمت حتماً ارزشمند است.
کارهای جدید اغلب پر از اصطکاک هستند. اصطکاک ذاتاً پیشرفت کارها را کند می‌کند و می‌تواند باعث استرس شود. این موضوع منجر به یک خطای شناختی رایج به نام دلیل‌تراشی عاطفی (Emotional Reasoning) می‌شود. دلیل‌تراشی عاطفی زمانی اتفاق می‌افتد که شما از احساسات خود فراتر بروید و اصطلاحاً به جاده خاکی بزنید.
به عنوان مثال، وقتی احساس تنش و چالش می‌کنید، ممکن است به این نتیجه برسید که در مسیر اشتباهی حرکت می‌کنید یا به اندازۀ کافی در حال پیشرفت نیستید. این طرز تفکر اشتباه است و نیاز به توجه جدی شما دارد.
به خاطر داشته باشید اگر برای انجام کارهای مهم آماده باشید و تا جایی که می‌توانید به شکل استراتژیک به آن نزدیک شوید، حتماً پیشرفت خواهید کرد. حتی اگر احساس پیشرفت نداشته باشید.
هرچه نسبت به کارهای اصطکاکی آمادگی ذهنی بیشتری داشته باشید، کمتر تعلل خواهید کرد. به این متعهد شوید که هر روز کاری انجام دهید که سختی و پتانسیل بالایی دارد. حتی اگر منجر به احساسات و افکار پرتلاطم در شما شد، آن کار را رها نکنید.
توجه به اصول برنامه‌ریزی و مدیریت زمان همواره در پروژه‌های شرکت «مدیریت توسعه ایده خلاق ایرانیان» مدنظر بوده است. برای بازدید از پروژه‌های این شرکت در حوزۀ مشاوره و توسعه کسب‌وکار به این صفحه مراجعه کنید.
کار بزرگ را به بخش‌های کوتاه تقسیم کنید.
یکی از دلایل به تعویق انداختن کارها این است که معتقدیم برای انجام آن کار به مقدار زیادی انرژی و تلاش نیاز داریم. اینجا می‌توانید یکی از این دو استراتژی را امتحان کنید:
(1) برنامه‌ریزی کنید که امروز به مدت 10 دقیقه روی چیزی که از آن اجتناب می‌کنید کار کنید و در روزهای بعد حتماً این مدت‌زمان را بیشتر کنید.
(2) برنامه‌ریزی کنید که امروز به مدت 90 دقیقه روی چیزی که از آن اجتناب می‌کنید کار کنید و در روزهای بعد روی همین مدت‌زمان بمانید.
اگر کم‌کم نسبت به کار عمیق شرطی شوید، می‌توانید هر کار بزرگی را به راحتی انجام دهید. این تمرین، درست مثل مسابقۀ دوی استقامت است.
یادتان باشد در هر مقاله‌ای که برای کمک به خودتان می‌خوانید، در حالت ایده‌آل حتماً با یک متخصص مشورت کنید. اگر احساس می‌کنید یک مشکل روانی جدی مانند افسردگی یا به تعویق انداختن کارها دارید، باید یک روش درمان پزشکی را دنبال کنید، نه اینکه خودتان شخصاً با آن مبارزه کنید.
اگر به طور مداوم با یک مشاور در ارتباط باشید، خواهید دید که نه‌تنها اضطراب و خلق و خوی منفی شما کمتر می‌شود، در آینده نیز کمتر مستعد احساس سردرگمی و سرگشتگی خواهید بود.
جمع‌بندی
ما در این مقاله دلایل به تعویق انداختن کارها را به سه دسته تقسیم کردیم: دلایل رفتاری (عادتها و سیستم‌ها)، احساسات و الگوهای فکری. این سه گروه به هم مرتبط هستند و در کنار هم عمل می‌کنند. به این مقاله به چشم منویی برای مبارزه با اهمال‌کاری نگاه کنید. با خیال راحت چند گزینه را آزمایش کنید و آن‌هایی را پیدا کنید که برای شما مناسب‌تر هستند.
