فهرست مطالب
یکی از بدترین سناریوهایی که ممکن است به عنوان صاحب یک کسب و کار برای فروشگاه شما رخ دهد، انبار بدون موجودی یا با موجودی اضافی است. اهمیت مدیریت انبارداری نیز از همین موضوع سرچشمه می‌گیرد.
داشتن داده‌های دقیق به شما کمک خواهد نمود تا تصمیمات درستی بگیرید و عملیات فروش خود را به آرامی مدیریت کنید. در این متن قصد داریم شما را با گزارش انبارداری و به طور کلی بحث مدیریت انبار آشنا کنیم. با ما همراه باشید.
شناخت کلی
گزارش موجودی انبار برای مشاغل خرده فروشی، عمده‌فروشی و تولیدی ضروری است. هدف این گزارش‌ها، نشان دادن میزان موجودی یک خرده‌فروش، محصولاتی که بهترین فروش را دارند، عملکرد دسته‌بندی در SKUهای خاص و سایر موارد مرتبط در مورد وضعیت یک محصول خاص یا کل فروشگاه است.
در حالی که امکان تولید گزارش‌های موجودی با نرم‌افزارهای اکسل وجود دارد، انتخاب نرم‌افزارهای مدیریت موجودی که می‌توانند معیارهای پیشرفته و عمیقی را ارائه داده و دیدی جامع از وضعیت موجودی در اختیار شما بگذارند، بسیار بهتر است.
گزارش موجودی چیست؟
گزارش موجودی یک سند فیزیکی یا الکترونیکی است که به طور دقیقی میزانی از موجودی که یک کسب و کار (در یک زمان خاص) دارد را بیان می‌کند.
اطلاعاتی در مورد اینکه کدام محصولات سریع‌ترین فروش را دارند، محصولات کم‌فروش، میزان موجودی بر اساس دسته‌بندی و بسیاری از معیارهای ارزشمند توسط همین گزارش ارائه خواهد شد.
در ادامه مبحث مدیریت انبارداری به اهمیت گزارش‌های موجودی می‌پردازیم.
چرا گزارش‌های موجودی برای یک کسب و کار ارزشمند هستند؟
کسب و کارهای خرده فروشی از آمار مربوط به موجودی برای ایجاد درآمد و سود استفاده میکنند. بدون این آمار چیزی برای فروش وجود ندارد. به همین دلیل است که حفظ و داشتن مقدار مناسبی از موجودی برای موفقیت یک تجارت حیاتی است.
گزارش دقیق موجودی، مزایای بسیاری از جمله برنامه‌ریزی بهتر برای موجودی، ردیابی بی‌وقفه موجودی، و طبقه‌بندی سازمان‌یافته موجودی را دارد که به تضمین رشد درآمد و و سود سالم کمک خواهند کرد.
کیفیت گزارش‌های موجودی در درجه اول، به بینشی که به خرده‌فروشان از کسب‌وکارشان می‌دهند بستگی دارد. موفق‌ترین شرکت‌های خرده‌فروشی مبتنی بر داده‌ها هستند و گزارش‌دهی موجودی، دید جامع و بسیار دقیقی از کسب و کار ارائه می‌دهند.
کاهش موجودی انبارها
کالاهای دزدیده شده، محصولات گمشده، و مهم‌تر از همه، داده‌های نادرست موجودی ناشی از عدم تطابق و ناهمخوانی در تحویل، همگی دلایل رایجی هستند که می‌توانند باعث کمبود در موجودی انبار شوند.
این موضوع می‌تواند منجر به یکی از ناامیدکننده‌ترین تجربه‌ها برای خریداران شود، چه در یک فروشگاه فیزیکی و چه آنلاین.
خالی بودن انبار از موجودی کالا نه تنها منجر به عدم رضایت مشتریان خواهد شد، بلکه می‌تواند مشتری را ترغیب کند که به یک رقیب روی آورد. یک گزارش موجودی خوب باید اطلاعاتی در مورد پیش‌بینی موجودی به شما بدهد. چنین پیش‌بینی‌هایی از داده‌ها استفاده میکنند تا جلوی کاهش موجودی انبار را بگیرند.
این گزارش به شما نشان می‌دهد که چه محصولاتی در انبار موجود است و چه اقلامی در حال تمام شدن هستند. گزارش‌های موجودی به شما امکان می‌دهند که از قبل تصمیمات پیشگیرانه‌ای بگیرید.
پرکردن انبار بحث بعدی ما در زمینه مدیریت انبارداری است.
پر کردن سریع انبار| مدیریت انبارداری
اگر جزئیات تأمین‌کنندگان خود را ثبت کرده و آنها را به محصولات موجود مرتبط کنید، سریع‌تر روند دوباره پرکردن انبار (speeding up replenishment) را خواهید داشت. این، مزیت استفاده از یک نرم‌افزار مدیریت خودکار موجودی است.
به لطف گزارش موجودی، می‌دانید چه زمانی یک محصول فروخته شده است. این مورد به شما امکان می‌دهد تا بدانید چه زمانی به تأمین‌کنندگان متصل شده و هزینه خرید مربوطه چقدر خواهد بود. خریدها به صورت خودکار برای تأمین‌کنندگان ایمیل می‌شوند و در وقت شما صرفه‌جویی می‌شود.
یکی دیگر از جنبه‌های مثبت خرید به صورت سیستمی اینست که همه اعضای تیم شما می‌توانند ببینند چه چیزی سفارش داده شده است و چه زمانی تحویل داده می‌شود. این افزایش بهره‌وری به تیم شما اجازه می‌دهد تا زمان بیشتری را صرف ساختن کسب و کار شما کنند.
مدیریت موجودی مناسب
مدیریت خوب موجودی یکی از کاربردهای اولیه گزارش‌های موجودی است. شما باید بدانید که چه چیزهایی دارید تا مطمئن شوید قبل از انجام سفارشات مشتری، موجودی شما تمام نمی‌شود.
سفارش دادن بد موقع، منجر به تمام شدن موجودی انبار و کاهش شدید فروش خواهد شد. در عین حال، سفارش دادن خیلی زیاد و خیلی زود پول شما را حبس می‌کند و خطر خراب شدن موجودی را افزایش داده و به فضای انبار بیشتری نیز نیاز پیدا خواهید کرد.
بنابراین، گزارش‌های دقیق موجودی به شما می‌گویند دقیقاً چه زمانی باید سفارش مجدد بدهید تا بتوانید موجودی خود را به موقع پر کنید. پرسش بعدی در بحث مدیریت انبارداری این است که چطور یک گزارش موجودی بسازیم؟
چگونه یک گزارش موجودی بسازیم؟
پیاده‌سازی گزارش‌های موجودی در گردش کار عملیاتی شما، مستلزم بهینه‌سازی نحوه استفاده از این گزارش‌ها است تا اطمینان حاصل شود که بیشترین بهره را از هر یک می‌برید.
فناوری مدرن، گزارش موجودی را ساده‌تر، دقیق‌تر و ارزشمندتر می‌کند. امکان ایجاد یک گزارش موجودی اولیه در Excel یا Google Sheets برای ردیابی موجودی وجود دارد.
بهترین روش برای گزارش موجودی، اتصال سیستم‌هایی است که از زنجیره تأمین شما و داده‌های سفارش مشتری استفاده میکنند. یک نرم‌افزار مدیریت موجودی قابل اعتماد می‌تواند این روند را سرعت بخشیده، از خطای انسانی جلوگیری کند و داده‌ها را بین ابزارهای مختلف همگام نماید.
در ادامه به برخی از بهترین شیوه‌های گزارش موجودی ساده و قابل اجرا که بهترین نتایج را دارند اشاره می‌کنیم.
1. یک لیست کامل از محصولات خود بسازید| مدیریت انبارداری
پیش از هرچیز باید در مورد محصولاتی که قصد دارید در گزارش بیایند تصمیم بگیرید. سپس این اقلام را از نقطه فروش، نرم‌افزار مدیریت موجودی یا سایر پایگاه داده‌های حاوی این اطلاعات، بردارید.
حتماً اطلاعاتی مانند تعداد کل موجودی، مکان هر یک از محصولات، انواع محصولات، شماره سریال یا SKUها و قیمت کالاها را در لیست ساخته شده وارد نمایید. به یاد داشته باشید که فهرست هر مرکز تجاری متفاوت است و نمی‌توان از یک فهرست برای همه موارد استفاده کرد.
2. چارچوب زمانی خود را تنظیم کنید و مطمئن شوید که به آن پایبند هستید
یکی از بهترین روش‌ها در گزارش‌دهی موجودی و مدیریت انبارداری، انتخاب یک بازه زمانی و تعهد به آن است. برای جلوگیری از داده‌های متفاوت و اختلاف، توجه به این بازه زمانی تعیین شده بسیاری ضروری خواهد بود.
این به شما بستگی دارد که هر چند وقت یکبار گزارش‌های خود را به روز خواهید کرد، اما اگر حجم نسبتاً بالایی از فروش دارید، بهتر است فاصله بین به‌روزرسانی‌ها کم باشد، زیرا این داده‌ها می‌توانند به سرعت تغییر کنند.
3. گزارش‌های موجودی خود را خودکار کنید
هنگامی که لیستی از آیتم‌ها و یک بازه زمانی را انتخاب کردید، باید نسبت به تهیه گزارش کامل خود اقدام نمایید.
سیستم‌های نرم‌افزاری مدیریت موجودی دارای اتوماسیونی هستند که می‌تواند گزارش‌های شما را در زمان دلخواه به‌روزرسانی کند تا دقیقاً آنچه که در انبار وجود دارد را در گزارش خود مشاهده کنید.
مهم‌ترین انواع گزارش‌های موجودی چیست؟| مدیریت انبارداری
گزارش‌های موجودی شامل انبوهی از اطلاعات مفید هستند. آنها جزئیاتی مفید نظیر اقلام موجود در انبار و تعدادشان، اینکه آیا از اقلام خاصی مقدار کمی وجود دارد، کدام اقلام سریع‌ترین فروش را دارند، کدام دسته‌ها بهترین عملکرد را دارند و سایر اطلاعات مرتبط با وضعیت و عملکرد موجودی را به شما ارائه می‌دهند.
باید به این نکته اشاره کنیم که شما می‌توانید انواع مختلفی از گزارش‌های موجودی را تولید نمایید. هر کدام از این گزارش‌های موجودی اهمیت خاص خود را دارند. در ادامه به برخی از مشهورترین و رایج‌ترین گزارش‌های موجودی اشاره خواهیم کرد.
گزارش مقادیر موجودی
گزارش‌های مقادیر موجودی دو مزیت اصلی دارند: این تحلیل‌ها سطوح بحرانی را ردیابی کرده و هشدارهای لازم برای دوباره پرکردن انبار را می‌دهند. سطوح بحرانی سرعت فروش و تاریخ‌های تخمینی تمام‌شدن موجودی انبار را برای همه محصولات به شما نشان می‌دهد و به همین جهت در بحث مدیریت انبارداری از اهمیت خاصی برخوردار است.
از سوی دیگری، هشدارهای دوباره پرکردن انبار (replenishment alerts)، در مورد تکمیل نوعی از کالا که در انبارهای وابسته به مرکز تجاری کاهش یافته‌اند، اطلاعاتی را به شما ارائه می‌کند.
همه این عناصر در تصمیمات مربوط به خرید‌های خرده فروشی ضروری هستند و می‌توانند به شما کمک کنند جریان درآمد خود را حفظ نمایید و سپس آن را در جایی که می‌خواهید خرج کنید.
بازده سود ناخالص در سرمایه گذاری موجودی| مدیریت انبارداری
بازده سود ناخالص در سرمایه گذاری (GMROI) یک معیار سودآوری موجودی است که توانایی شرکت را برای تبدیل موجودی به پول نقد فراتر از هزینه موجودی، تجزیه و تحلیل می‌کند. این معیار به شما امکان می‌دهد تا با ردیابی بازده سود ناخالص خود برای هر مورد از محصولات، قیمت‌گذاری را بهینه کنید.
گزارش سودآوری موجودی
در این بخش از متن آشنایی با مدیریت انبارداری، قصد داریم در مورد گزارش سودآوری موجودی یا Inventory profitability report با شما صحبت کنیم. پیگیری سودآوری موجودی انبار شما در سه بخش انجام می‌شود:
- سودآوری SKU
- سودآوری فهرست
- سودآوری روند (Trend profitability)
گزارش‌های سودآوری SKU بهترین نوع از داده‌های تجارت الکترونیک (eCommerce) در نظر گرفته می‌شوند، زیرا سود واقعی هر SKU را نشان می‌دهند.
از سوی دیگر، سودآوری فهرست یا List profitability، به داده‌های عملکرد SKU شما بر اساس کانال فروش نگاه خواهد کرد.
علاوه بر این، گزارش‌های روند، سودآوری شما را در یک دوره زمانی نشان می‌دهند. استفاده از این تجزیه و تحلیل محصول می‌تواند به برند شما کمک کند تا هزینه‌ها را کاهش دهد، موجودی مرده و از رده خارج را حذف کند و با تبلیغ اقلام دارای عملکرد بالا، سود خود را بیشتر کند.
نرخ فروش| مدیریت انبارداری
نرخ فروش (SR) مقدار موجودی فروخته شده در طول ماه (یا هر دوره دیگری) است. این نرخ بر تعداد موجودی تحویل گرفته شده از تولیدکنندگان محصول در همان بازه زمانی نیز اشاره دارد. امروزه سیستم‌های رایانه‌ای پیگیری نرخ فروش را در امر مدیریت انبارداری تسهیل کرده‌اند.
گزارش افزایش مجدد موجودی
تکمیل یا افزایش مجدد موجودی (که به عنوان تکمیل انبار نیز شناخته می‌شود) به انتقال موجودی از انبار ذخیره به انبار اولیه اشاره دارد. شایان ذکر است که گاهی اوقات از اصطلاح تکمیل موجودی (inventory replenishment) برای تعریف موجودی آماده فروش و مواد اولیه از تأمین‌کنندگان استفاده می‌شود.
گزارش تکمیل موجودی اطلاعاتی مانند موجودی نهایی شما، اقلام فروخته شده در روز و هزینه متوسط را نمایش می‌دهد. این گزارش می‌تواند کمک کند تا متوجه شوید که برخی از محصولات چگونه به فروش می رسند، بنابراین در آینده خرید خود را مطابق با تقاضای موجود انجام خواهید داد.
استفاده از این گزارش می‌تواند روش خوبی برای کاهش هزینه‌های مربوط به خرید نادرست محصولات و ضعیف بودن مدیریت انبارداری باشد.
تجزیه و تحلیل ABC | مدیریت انبارداری
تحلیل ABC رویکردی برای طبقه‌بندی اقلام موجودی، بر اساس ارزش مصرفی آنهاست. ارزش مصرف عبارت است از ارزش کل یک کالای مصرف شده در یک دوره زمانی معین.
این رویکرد مبتنی بر اصل پارتو (Pareto) است. ABC اقلام را بر اساس تقاضا، هزینه و ریسک طبقه‌بندی می‌کند و مدیران موجودی اقلام را بر اساس این معیارها به طبقات مختلفی گروه‌بندی خواهند کرد.
اقلام A موجود در این گزارش، کالاهایی هستند که بیشترین ارزش مصرف سالانه را دارند. اقلام B اقلام بین طبقاتی به شمار می‌آيند. ارزش مصرف آنها کمتر از اقلام A اما بالاتر از اقلام C است.
اقلام C کمترین ارزش مصرف را دارند. این دسته سهم تقریباً بالایی از تعداد کل را دارند، اما مقادیر مصرف آن نسبتاً کم است.
سرمایه گذاری در سیستم مدیریت موجودی خودکار
ایجاد گزارش موجودی ممکن است خسته‌کننده به نظر برسد، اما این یک گام اساسی در درک نحوه عملکرد کسب و کار شما و شناسایی زمینه‌های بهبود است. استفاده از نرم‌افزار مدیریت موجودی برای به دست آوردن اطلاعات دقیق‌تر، ضروری به نظر می‌رسد.
سؤالات متداول در مورد گزارش موجودی
در این بخش از متن آشنایی با مدیریت انبارداری، قصد داریم به متداول‌ترین پرسش‌های موجود در زمینه مشاوره مدیریت و کانال های فروش در خرده فروشی بپردازیم. شاید این پاسخ‌ها، موجب افزایش درک شما از موضوع شود.
هدف از گزارش موجودی چیست؟| مدیریت انبارداری
هدف از گزارش موجودی، نشان دادن میزان موجودی در انبار است. این گزارش اطلاعاتی در مورد محصولاتی که بهترین فروش را دارند، عملکرد محصولات بر اساس دسته‌بندی و … را به شما ارائه میکنند.
گزارش موجودی باید حساب دقیقی از اقلام موجود در انبار را به ما بدهد، با استفاده از این گزارش‌ها، صاحبان مشاغل می‌توانند از انباشته شدن و اضافه موجودی جلوگیری کنند تا تصمیمات واضح و دقیقی را بر اساس داده‌های قابل اعتماد بگیرند.
آیا گزارش موجودی برای کسب و کار من ضروری است؟
گزارش‌های موجودی یک منبع ضروری برای هر دو نوع تجارت یعنی تجارت الکترونیک و تجارت فیزیکی است. با استفاده از گزارش‌های موجودی، کسب‌وکارها می‌توانند از مزیت‌هایی همچون برنامه‌ریزی بهتر، ردیابی شفاف موجودی و طبقه‌بندی سازمان‌یافته بهره ببرند.
برای شروع به چه نوعی از گزارش‌های موجودی نیاز دارم؟
اگر در زمینه تهیه گزارش موجودی و مدیریت انبارداری تازه کار هستید، یکپارچه‌سازی عملکرد موجودی و تجزیه و تحلیل سودآوری، یک نقطه شروع عالی به شمار می‌آید.
با این گزارشات، شرکت شما می‌تواند بهترین و بدترین فروش‌هایش، رشد سال به سال و سودآوری خود را برای هر SKU ببیند. این مورد به شما امکان می‌دهد که موجودی بی‌ارزش را حذف کرده و محصولاتی که عملکرد بهتری دارند را تبلیغ کنید.
آیا می‌توانم گزارش موجودی خود را به صورت دستی انجام دهم؟
امکان استفاده از اکسل برای گزارش دستی موجودی وجود دارد. با این حال، یک سیستم مدیریت موجودی مؤثر گزارش شما را روان‌تر می‌کند و اطلاعات دقیق‌تری را ارائه خواهد کرد. یک خطای محاسباتی می‌تواند برای کسب و کار شما مضر باشد و تلاش شما را خنثی کند.
سخن پایانی | مدیریت انبارداری
به پایان متن آشنایی با مبحث بهینه‌سازی مدیریت انبارداری رسیدیم. همان‌طور که در ابتدای متن نیز گفته شد، امروزه مدیریت انبار از مهم‌ترین مسائلی به شمار می‌رود که کلیه مدیران خرده فروشی باید با آن آشنایی کاملی داشته باشد.
هرگونه ضعف و یا عدم آگاهی در این بخش منجر به کاهش سود و یا در برخی موارد افزایش زیان خواهد شد. با استفاده از اصول انبارداری و شناخت نمونه گزارش انبارداری می‌توانید در مدت زمان کوتاهی درآمد حاصله از فعالیت کمپین های فروش خرده فروشی خود را بهبود ببخشید.
